GoBD-konforme Buchhaltung mit Zoho Books: was die Software leistet und was bei Ihnen bleibt
Eine GoBD-konforme Buchhaltung mit Zoho Books entsteht aus drei Teilen. Zoho Books liefert die Transaktionssperrung als Festschreibung, den DATEV-Export und die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Ihr Unternehmen liefert die Verfahrensdokumentation, die Regeln für Belege und die Aufbewahrung. Ihr Steuerberater prüft die Buchungen und übernimmt den Abschluss.
GoBD-konforme Buchhaltung ist eine Buchführung, die die GoBD erfüllt. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Finanzverwaltung bindet. Es erläutert, wie Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form nach der Abgabenordnung zu führen und aufzubewahren sind. Laut Zohos Übersicht zur GoBD-Konformität verlangen sie, dass Finanzunterlagen vollständig, genau, sicher, konsistent und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Die Software allein macht Sie also nicht konform. Konform wird Ihr Verfahren erst durch das Zusammenspiel von Einstellungen, festen Abläufen und deren schriftlicher Beschreibung. Dieser Leitfaden zeigt, welche Einstellungen Sie in Zoho Books treffen und wo die Grenzen der Software liegen. Ein durchgerechnetes Beispiel zum Monatsabschluss und eine Tabelle mit den Zuständigkeiten folgen weiter unten.
Ein Hinweis vorab: Die Bezeichnung „GoBD-konform“ ist kein Zertifikat. Ein Softwareanbieter für Belegabruf formuliert es auf seiner Seite zur Zoho-Anbindung knapp: „GoBD-konform bedeutet nicht GoBD-zertifiziert.“ Die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen.
Die GoBD seit 2015: BMF-Schreiben vom November 2019 und Speicherort der Cloud-Buchhaltung
Die GoBD gelten in Deutschland seit 2015. Das schreibt Zoho auf seiner deutschen GoBD-Seite. Die GoBD gelten seit 2015 für alle, die Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer Unterlagen nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, kann nach § 379 AO mit einem Bußgeld belegt werden.
Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, das ab dem 1. Januar 2020 gilt. Es wurde seitdem durch weitere BMF-Schreiben geändert. Das Bundesfinanzministerium hatte im Juli 2019 zunächst eine überarbeitete Version veröffentlicht und später zurückgezogen.
Für Ihre Einrichtung in Zoho Books sind zwei Punkte aus dem Update 2019 relevant:
- Belege dürfen mit mobilen Geräten fotografiert und gescannt werden.
- Unter bestimmten Umständen genügt eine konvertierte Version der Buchhaltungsunterlagen.
Entscheidend für Zoho Books ist der Speicherort. Nach § 146 Abs. 2a AO dürfen Sie elektronische Bücher in einem anderen EU-Mitgliedstaat führen und aufbewahren. Für einen Drittstaat brauchen Sie nach § 146 Abs. 2b AO eine Bewilligung des Finanzamts. Prüfen Sie deshalb, in welchem Rechenzentrum Ihre Organisation liegt.
Die Erlaubnis zum Fotografieren betrifft die Belegerfassung per Smartphone. Wie Sie diese in Zoho Books aufsetzen, beschreibt der Beitrag zur Belegerfassung in Zoho Books mit Autoscan. Prüfen Sie bei konvertierten Unterlagen mit Ihrem Steuerberater, ob die „bestimmten Umstände“ in Ihrem Fall vorliegen.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO: zehn, acht und sechs Jahre
Die Aufbewahrungsfristen regelt nicht die GoBD, sondern § 147 der Abgabenordnung. Dort steht, welche Unterlagen Sie geordnet aufbewahren müssen. Dazu gehören Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz. Hinzu kommen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Briefe und Buchungsbelege.
Die Fristen unterscheiden sich nach Art der Unterlage:
- Bücher, Aufzeichnungen und vergleichbare Unterlagen: zehn Jahre.
- Buchungsbelege: acht Jahre.
- Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen: sechs Jahre.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2025 zählt also ab dem 31. Dezember 2025. Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen ändern an der steuerlichen Frist nichts.
Die Frist endet außerdem nicht automatisch. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Elektronisch aufbewahrte Daten müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein. Sie müssen unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Für ein Cloud-System wie Zoho Books heißt das: Sie brauchen über die ganze Frist hinweg Zugang zu den Daten, auch wenn Sie später das System wechseln.
Festschreibung in Zoho Books: so arbeitet die Transaktionssperrung
Die Transaktionssperrung ist die Festschreibung von Zoho Books. Sie friert Buchungen bis zu einem Sperrdatum ein. Laut Zohos Hilfeseite zur Transaktionssperrung können gesperrte Transaktionen vor diesem Datum nicht hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Solange die Sperre gesetzt ist, schützt sie den abgeschlossenen Zeitraum vor Änderungen. Weil sie sich wieder aufheben lässt, ersetzt sie nicht den Nachweis, dass der ursprüngliche Inhalt jeder Buchung nach § 146 Abs. 4 AO feststellbar bleibt.
Die Funktion steht in den Plänen Professional, Premium, Elite und Ultimate zur Verfügung. Prüfen Sie deshalb vor der Einführung, ob Ihr gebuchter Plan dazugehört.
Sperren nach Modul oder alles auf einmal
Zoho Books bietet zwei Wege. Sie sperren entweder einzelne Module oder alle Transaktionen gemeinsam. Sperrbar sind vier Module: Verkäufe, Einkäufe, Banking und Konten. Beim Sperren einzelner Module kann jedes Modul ein eigenes Sperrdatum haben. Beim Sperren aller Transaktionen gilt ein gemeinsames Datum.
Pflichtfeld Sperrgrund
Beim Sperren, Entsperren und Bearbeiten der Sperre verlangt Zoho Books einen Grund. Dieser Sperrgrund ist Ihr wichtigster Beitrag zur Dokumentation innerhalb der Software. Schreiben Sie ihn so, dass ein Außenstehender versteht, welcher Zeitraum warum abgeschlossen wurde.
Teilweise Entsperrung
Muss eine Korrektur in einen gesperrten Zeitraum, können Sie Transaktionen nur für einen bestimmten Datumsbereich entsperren. Die übrigen gesperrten Zeiträume bleiben geschützt. Das nennt Zoho „teilweise Entsperrung“.
Grenzen der Transaktionssperrung bei negativem Bestand und Lagerartikeln
Die Transaktionssperrung hat Grenzen, sobald Sie Lagerbestände in Zoho Books führen. Ursache ist der negative Bestand. Negativer Bestand entsteht, wenn ein Artikel verkauft wird, bevor er eingekauft ist. Die Ausgangsrechnung liegt dann vor der passenden Einkaufsrechnung.
Für diesen Fall verbucht Zoho Books die Kosten der verkauften Waren (COGS) vorübergehend mit einem geschätzten Preis. Nach Erfassung der Einkaufsrechnung aktualisiert die Software die COGS automatisch mit den tatsächlichen Kosten. Deshalb lässt Zoho Books einen Zeitraum mit negativem Bestand nicht sperren. Sonst könnte die Korrektur nicht mehr gebucht werden.
Wichtig für Unternehmen mit mehreren Lagern: Die Bestandsbewertung rechnet Zoho Books pro Standort. Ihr Gesamtbestand kann positiv sein, während ein einzelner Standort negativ ist. Auch dann greift die Sperre nicht.
Zwei weitere Einschränkungen nennt die Hilfeseite:
- Zoho Books bewertet das Lager nach FIFO. Organisationen mit lagerverfolgten Artikeln können deshalb nicht teilweise entsperren.
- Sind Verkaufstransaktionen bereits gesperrt, lassen sich die zugehörigen Kauftransaktionen nicht entsperren.
Für die Praxis folgt daraus eine klare Reihenfolge. Erfassen Sie alle Einkaufsrechnungen eines Monats, bevor Sie den Monat sperren. Bereinigen Sie negative Bestände je Standort vorher. Sperren Sie Verkäufe erst, wenn die Einkaufsseite vollständig ist.
Beispiel: Monatsabschluss März mit Transaktionssperrung in Zoho Books
Das folgende Beispiel zeigt einen Monatsabschluss für eine fiktive Handels-GmbH mit Zoho Books im Plan Professional. Die Firma führt Lagerartikel an einem Standort und bucht nach SKR 03. Der Steuerberater erhält die Daten monatlich im DATEV-Format.
- Einkaufsseite vervollständigen: Alle Einkaufsrechnungen mit Belegdatum im März sind erfasst und mit Beleg hinterlegt.
- Bestände prüfen: Kein Artikel steht zum 31. März im Minus. Sonst lehnt Zoho Books die Sperre ab.
- Bank abstimmen: Alle Kontobewegungen des März sind zugeordnet. Wie das geht, zeigt der Beitrag zum Bankabgleich in Zoho Books.
- Export übergeben: Die Buchhaltung erzeugt den DATEV-Export für März und übergibt ihn dem Steuerberater.
- Sperren: Nach Freigabe durch den Steuerberater sperrt die Buchhaltung alle Transaktionen mit Sperrdatum 31.03.
- Grund eintragen: Als Grund steht „Monatsabschluss März, DATEV-Export am Übergabetag an Steuerbüro übermittelt, freigegeben durch Geschäftsführung“.
Findet der Steuerberater im Mai einen Fehler im März, hilft die teilweise Entsperrung hier nicht. Die Firma führt lagerverfolgte Artikel, deshalb ist nur das vollständige Entsperren möglich. Wer ohne Lager arbeitet, entsperrt nur den März und sperrt danach wieder. In beiden Fällen verlangt Zoho Books erneut einen Grund. Buchen Sie die Korrektur möglichst als Stornobuchung, statt die ursprüngliche Buchung zu ändern, damit deren Inhalt feststellbar bleibt. Die Sperr- und Entsperrgründe ergänzen diesen Nachweis, ersetzen ihn aber nicht.
Belegablage und DATEV-Export: was Zoho Books liefert und wo Lücken bleiben
Zoho Books exportiert laut Zoho alle Buchhaltungsdaten im DATEV-Format. Bei der Einrichtung wählen Sie den Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Stimmen Sie diese Wahl vor der ersten Buchung mit Ihrem Steuerberater ab. Die Übergabe selbst beschreibt die Seite DATEV und Zoho: Übergabe an den Steuerberater.
Der DATEV-Export ersetzt keine Belegablage. Jede Buchung braucht ihren Beleg, und dieser Beleg unterliegt der Frist von acht Jahren aus § 147 AO. Hinterlegen Sie den Beleg deshalb direkt an der Buchung in Zoho Books.
Eine Lücke beschreibt ein Nutzer in der Zoho-Community. Er braucht monatlich alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Zeitraums als PDF-Dateien. Nach seiner Darstellung liegen alle Dokumente in Zoho Books, aber es gibt keine Option, sie gesammelt zu exportieren. Klären Sie daher früh, in welcher Form Ihr Steuerbüro Belege erwartet.
Für Eingangsrechnungen aus Online-Portalen gibt es Zusatzdienste. GetMyInvoices etwa importiert Dokumente aus Web-Portalen und von Lieferanten in ein Zoho-Books-Konto. Bei elektronischen Rechnungen kommt das Thema E-Rechnung hinzu, das eigene Anforderungen an Empfang und Aufbewahrung stellt. Prüfen Sie für jeden Zusatzdienst, wo die Originale liegen und wie lange Sie Zugriff haben.
Verfahrensdokumentation und Änderungsprotokoll: Aufgaben, die keine Software übernimmt
Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung Ihres Buchhaltungsverfahrens. Sie hält fest, wie Belege entstehen, wer sie erfasst, wie sie gebucht, gesperrt und aufbewahrt werden. Zoho Books kann diese Beschreibung nicht für Sie schreiben. Die Software liefert nur die Funktionen, die Sie darin beschreiben.
Gute Verfahrensdokumentationen beantworten für Zoho Books mindestens diese Fragen:
- Welcher Plan ist gebucht, und welche Module sind gesperrt?
- Wer darf sperren und entsperren, und nach welcher Freigabe?
- Wie lautet die Regel für den Sperrgrund?
- Wo liegen die Belege, und wie werden Papierbelege nach dem Scannen behandelt?
- In welchem Rhythmus geht der DATEV-Export an den Steuerberater?
Beim Änderungsprotokoll gilt dieselbe Arbeitsteilung. Prüfen Sie in Ihrer Organisation, welche Änderungen an Buchungen und Belegen Zoho Books nachvollziehbar festhält. Halten Sie das Ergebnis in der Verfahrensdokumentation fest, statt es vorauszusetzen. Die Sperr- und Entsperrgründe der Transaktionssperrung sind dabei ein fester Baustein.
Bei Svennis sehen wir bei Kunden häufig, dass die Transaktionssperre gesetzt ist, aber nirgends steht, wer sie wann und mit welcher Freigabe aufheben darf. Wir schreiben diese Regel deshalb gleich bei der Einrichtung in die Verfahrensdokumentation, zusammen mit einer Vorlage für den Sperrgrund.
Zuständigkeiten im Überblick: Zoho Books, Ihr Unternehmen und Ihr Steuerberater
Die GoBD-Anforderungen verteilen sich auf drei Beteiligte. Die folgende Tabelle zeigt, was Zoho Books nach den Zoho-Seiten liefert und was Ihre Aufgabe bleibt. Die letzte Spalte nennt, wo Ihr Steuerberater typischerweise eingebunden ist. Nutzen Sie die Tabelle als Checkliste für Ihre Einrichtung.
| Anforderung | Was Zoho Books liefert | Was bei Ihrem Unternehmen bleibt | Rolle des Steuerberaters |
|---|---|---|---|
| Festschreibung | Transaktionssperrung für Verkäufe, Einkäufe, Banking und Konten, ab Plan Professional | Sperrdatum setzen, Sperrgrund eintragen, negative Bestände vorher bereinigen | Gibt den Zeitraum vor der Sperre frei |
| Korrekturen | Teilweise Entsperrung für einen Datumsbereich, nicht bei lagerverfolgten Artikeln | Regel, wer entsperren darf, mit Begründung | Meldet Korrekturbedarf |
| Kontenrahmen | SKR 03 oder SKR 04 zur Auswahl | Wahl vor der ersten Buchung | Empfiehlt den passenden Rahmen |
| Übergabe | Export der Buchhaltungsdaten im DATEV-Format | Export im vereinbarten Rhythmus erzeugen | Übernimmt die Daten in seine Systeme |
| Belegablage | Belege an Buchungen hinterlegen | Vollständigkeit prüfen, Belegexport für das Steuerbüro klären | Fordert fehlende Belege an |
| Aufbewahrung | Datenhaltung in der Cloud | Fristen von zehn, acht und sechs Jahren sicherstellen, auch nach Systemwechsel | Berät zu offenen Festsetzungsfristen |
| Verfahrensdokumentation | Keine | Erstellen und aktuell halten | Prüft auf Vollständigkeit |
Die Zeile Verfahrensdokumentation zeigt den häufigsten Irrtum. Viele Unternehmen halten die Software für den Nachweis. Den Nachweis liefert aber Ihr beschriebenes und gelebtes Verfahren.
Was die GoBD für Unternehmen in Deutschland bei einer Außenprüfung bedeuten
Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in Ihre gespeicherten Daten nehmen. Sie darf auch Ihr Datenverarbeitungssystem zur Prüfung nutzen. Für Zoho Books bedeutet das: Planen Sie einen Prüferzugang mit Lesezugriff ein und beschreiben Sie ihn in der Verfahrensdokumentation.
Ihre Daten liegen bei Zoho Books bei einem Dritten. Für diesen Fall regelt § 147 AO ausdrücklich, dass der Dritte der Finanzbehörde Einsicht gewähren oder die Daten maschinell auswertbar übertragen muss. Die Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige. Wer Unterlagen auf Datenträgern vorlegt, muss außerdem auf eigene Kosten die Hilfsmittel stellen, um sie lesbar zu machen.
Ein Systemwechsel entbindet Sie nicht von der Frist. Nach einer Umstellung oder Auslagerung genügt es erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, die Daten nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Bis dahin muss der Zugriff im bisherigen Umfang möglich sein. Das betrifft Sie, wenn Sie heute von einem anderen Programm zu Zoho Books wechseln. Es betrifft Sie auch, wenn Sie Zoho Books später verlassen.
Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz dürfen Sie nicht nur als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern aufbewahren. Für die meisten anderen Unterlagen ist das erlaubt. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, in welcher Form Sie die Abschlüsse aufbewahren.
Nächste Schritte für eine GoBD-konforme Einrichtung von Zoho Books
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme, bevor Sie Einstellungen ändern. Die folgenden Schritte führen Sie in einer sinnvollen Reihenfolge zur GoBD-konformen Buchhaltung mit Zoho Books:
- Prüfen Sie, ob Ihr Plan Professional, Premium, Elite oder Ultimate ist. Nur dort steht die Transaktionssperrung zur Verfügung.
- Legen Sie mit Ihrem Steuerberater den Kontenrahmen und den Rhythmus des DATEV-Exports fest.
- Entscheiden Sie, ob Sie nach Modulen oder alle Transaktionen gemeinsam sperren.
- Formulieren Sie eine Vorlage für den Sperrgrund und eine Freigaberegel für das Entsperren.
- Klären Sie, wie Belege gesammelt an das Steuerbüro gehen.
- Schreiben Sie die Verfahrensdokumentation und hinterlegen Sie darin die Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO.
Führen Sie Anlagegüter, gehört deren Behandlung ebenfalls in die Dokumentation. Hinweise dazu gibt der Beitrag zu Anlagenverzeichnis und Abschreibungen in Zoho Books.
Wenn Sie die Einführung insgesamt planen, finden Sie auf der Seite zur Einführung von Zoho Books mit DATEV und GoBD den Ablauf und die Ansprechpartner für Unternehmen im DACH-Raum.
Quellen
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Gesetze im Internet)
- Zoho Books Hilfe: Transaktionssperrung
- Zoho Books: GoBD-konforme Buchhaltungssoftware
- Zoho Community: Monatlicher Export von Eingangs- und Ausgangsrechnungen über Zoho Books
- GetMyInvoices: Base44-Rechnungen automatisch nach Zoho
