Zoho CRM für Dienstleister, Agenturen und Beratungen
Vom Lead über das Angebot zum Projekt und zur Abrechnung - in einer Suite. Eingerichtet vom Zoho Premium Partner mit über 200 Implementierungen seit 2011.
Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister und Ingenieurbüros leben von Kundenbeziehungen, abrechenbaren Stunden und pünktlichen Rechnungen.
Svennis Cloud Solutions richtet Zoho CRM so ein, dass der gesamte Ablauf in einem System läuft: Anfrage erfassen, Angebot erstellen, gewonnenes Projekt automatisch anlegen, Stunden erfassen und daraus abrechnen.
Als Zoho Premium Partner - der höchsten Partnerstufe, die nur eine Handvoll Unternehmen in Europa hält - wissen wir, woran CRM-Projekte bei Dienstleistern scheitern und wie man es richtig aufsetzt.
Unsere Beratung und Umsetzung erfolgt auf Englisch, deutschsprachige Vorgespräche sind möglich.
Wir arbeiten erfolgreich mit Unternehmen in der gesamten DACH-Region zusammen.
Warum Dienstleister im DACH-Raum Zoho CRM mit Svennis einführen
Ein durchgängiger Prozess von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung - statt fünf Insellösungen
Der typische Werkzeugkasten eines Dienstleisters: ein CRM für Kontakte, ein Projekttool, eine Zeiterfassung, ein Rechnungsprogramm und dazwischen Excel.
- Jede Übergabe kostet Zeit, und am Monatsende weiß niemand sicher, welche Stunden noch nicht abgerechnet sind.
- Wir bauen den durchgängigen Fluss: Aus dem gewonnenen Deal in Zoho CRM entsteht automatisch das Projekt in Zoho Projects mit Budget und Team, dort erfasste Stunden werden in Zoho Books zur Rechnung - ob nach Aufwand, Festpreis oder Retainer.
- Auslastung und abrechenbare Stunden sind je Mitarbeiter und Projekt jederzeit sichtbar.
- Und weil Wissen bei Fluktuation nicht mitkündigen darf, dokumentieren wir Kundenhistorie, Angebote und Projektverläufe so, dass der Nachfolger am ersten Tag den vollen Kontext hat.
Vom Lead zum Projekt ohne Medienbruch
Anfrage, Qualifizierung, Angebot, Auftrag, Projektstart - ein Prozess in einer Suite.
- Bei gewonnenem Deal wird das Projekt automatisch mit Kunde, Budget und Team angelegt.
- Keine händische Übergabe zwischen Vertrieb und Delivery.
Abrechenbare Stunden und Auslastung sichtbar
Berater und Entwickler erfassen Stunden direkt am Projekt.
- Geschäftsführung und Teamleitung sehen Auslastung, abrechenbare Quote und Projektmargen in Echtzeit - statt am Quartalsende in Excel zu rekonstruieren.
Abrechnung nach Aufwand, Festpreis oder Retainer
Zeiteinträge werden zu Rechnungsentwürfen in Zoho Books, Meilensteine lösen Festpreis-Rechnungen aus, Retainer laufen automatisch mit Stundenkontingent und Saldoverfolgung.
- Weniger Abrechnungsfehler, schnellerer Zahlungseingang.
5 Gründe, warum Dienstleister Svennis wählen
Wir sind selbst Dienstleister
Svennis arbeitet seit 2011 als Beratungs- und Implementierungshaus mit Projekten, Stundenerfassung und Retainer-Verträgen.
- Wir richten bei Ihnen keine Theorie ein, sondern den Prozess, mit dem wir selbst über 200 Projekte abgewickelt haben.
Die ganze Suite, nicht nur das CRM
Wir verbinden Zoho CRM mit Zoho Projects, Zoho Books und Zoho Analytics zu einer Plattform: Vertrieb, Projektsteuerung, Zeiterfassung, Abrechnung und Reporting greifen ineinander statt nebeneinanderher zu laufen.
Wissenssicherung bei Fluktuation
Wenn ein Projektleiter geht, darf die Kundenhistorie nicht mitgehen.
- Wir strukturieren Zoho so, dass Angebote, Absprachen, Projektverläufe und Dokumente am Kunden hängen - nicht im Postfach eines Einzelnen.
Projektmargen statt Bauchgefühl
Dashboards vergleichen budgetierte und tatsächliche Stunden je Projekt, Kunde und Leistungsbereich.
- Sie sehen, welche Engagements Marge bringen und welche sie auffressen - bevor das Projekt abgeschlossen ist.
DSGVO-konform, EU-Rechenzentren, MEZ
Kundendaten, Verträge und Projektunterlagen liegen in Zohos EU-Rechenzentren (Dublin, Amsterdam).
- Wir arbeiten in der MEZ-Zeitzone und richten Auftragsverarbeitung und Zugriffsrechte von Anfang an DSGVO-konform ein.
Zoho CRM Dienstleistungen für Service-Unternehmen
Vom CRM-Setup über die Projects-Anbindung bis zur automatisierten Abrechnung
CRM-Setup für Dienstleister
Wir analysieren Ihren Vertriebsprozess
Wir nehmen auf, wie Anfragen heute hereinkommen, wie Angebote entstehen und wo Informationen verloren gehen - vom Erstkontakt bis zur Verlängerung bestehender Mandate.
Wir konfigurieren Zoho CRM für Ihr Geschäft
Pipelines, Module und Felder werden auf Dienstleister zugeschnitten: Leistungsbereiche, Engagement-Typen, Rahmenverträge, Retainer und Ansprechpartner-Strukturen statt generischem B2B-Funnel.
Wir migrieren Daten und gehen live
Wir übernehmen Bestandsdaten aus Excel, Alt-CRM oder Buchhaltung, schulen Ihr Team praxisnah und begleiten den Go-Live, bis das System im Alltag trägt.
Zoho Projects: Zeiterfassung und Projektsteuerung
Wir verbinden Deals mit Projekten
Bei gewonnenem Deal entsteht automatisch das Projekt in Zoho Projects - mit Kunde, Engagement-Typ, Team und Budget. Vertrieb und Delivery arbeiten mit denselben Daten.
Wir richten Zeiterfassung und Meilensteine ein
Ihr Team erfasst abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden direkt am Projekt. Meilensteine zeigen den Fortschritt, automatische Erinnerungen sorgen für vollständige Timesheets.
Wir bauen Auslastungs- und Margen-Dashboards
Dashboards zeigen Auslastung je Mitarbeiter, abrechenbare Quote und Budget-gegen-Ist je Projekt - die Geschäftsführung sieht, wo das Unternehmen Geld verdient und wo es verliert.
Automatisierte Abrechnung mit Zoho Books
Wir kartieren Ihre Abrechnungsmodelle
Stundensatz, Festpreis, Retainer oder ein Mix - wir dokumentieren, wie Sie heute abrechnen, inklusive der Sonderfälle, die Ihre Buchhaltung monatlich beschäftigen.
Wir automatisieren die Rechnungserstellung
Zeiteinträge und Meilensteine erzeugen Rechnungsentwürfe in Zoho Books, Freigabe-Workflows leiten sie zur Prüfung, Retainer-Rechnungen laufen automatisch im gewählten Rhythmus.
Wir richten Zahlungsverfolgung ein
Zahlungsstatus und offene Posten fließen zurück ins CRM - Ihr Team sieht überfällige Rechnungen direkt am Kunden, automatische Erinnerungen verkürzen die Außenstände.
Die wichtigsten Funktionen für Dienstleister
CRM-Konfigurationen, die reale Probleme im Projektgeschäft lösen
Vertriebs-Pipeline für Projektgeschäft
Eine Pipeline, die zum Dienstleistungsvertrieb passt - von der Anfrage über Angebot und Verhandlung bis zum Projektstart, inklusive Folgegeschäft mit Bestandskunden.
- Pipeline-Phasen nach Ihrem realen Vertriebsprozess, nicht nach Lehrbuch.
- Angebots- und Vertragserstellung direkt aus dem Deal-Datensatz.
- Automatische Nachfass-Sequenzen für offene Angebote.
Zeiterfassung und Auslastungssteuerung
Abrechenbare und interne Stunden je Mitarbeiter, Projekt und Kunde - als Grundlage für Abrechnung, Kapazitätsplanung und Preisentscheidungen.
- Auslastungsquoten in Echtzeit je Mitarbeiter, Team und Leistungsbereich.
- Kapazitätsansicht: freie Stunden für neue Engagements auf einen Blick.
- Timesheet-Erinnerungen, damit am Monatsende keine Stunden fehlen.
Abrechnung und Retainer-Verwaltung
Vom Timesheet zur Rechnung zum Zahlungseingang - der gesamte Abrechnungszyklus läuft automatisiert, mit Freigabeschritt vor dem Versand.
- Rechnungsentwürfe automatisch aus Zeiteinträgen, Meilensteinen oder Retainer-Plänen.
- Retainer mit Stundenkontingent: Verbrauch und Übertrag je Monat nachvollziehbar.
- Überfälligkeits-Alarme und automatische Zahlungserinnerungen am CRM-Datensatz.
Wissenssicherung und Kundenhistorie
Angebote, Absprachen, Projektverläufe und Dokumente hängen am Kunden - nicht am Mitarbeiter. Bei Fluktuation bleibt der Kontext im Unternehmen.
- Vollständige Kundenakte: E-Mails, Termine, Angebote und Projekte an einem Ort.
- Vorlagenbibliothek für Angebote und Verträge in Zoho WorkDrive.
- Lessons Learned bei Projektabschluss, verknüpft mit Kunde und Leistungsbereich.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf typische Fragen von Dienstleistern zur Zoho CRM Einführung
Bereit für durchgängige Prozesse vom Lead bis zur Rechnung?
Buchen Sie ein kostenloses Strategiegespräch. Wir sehen uns Ihre heutige Tool-Landschaft an und zeigen Ihnen konkret, wie Zoho CRM, Projects und Books Vertrieb, Projekte und Abrechnung in einem System zusammenführen - unverbindlich und praxisnah.