Zoho Support: Betreuung für bestehende Zoho-Systeme
Sie haben Zoho bereits im Einsatz und brauchen jemanden, der es zuverlässig am Laufen hält. Fehlerbehebung, Anpassungen, Schulung und feste Reaktionszeiten - auf Deutsch, in der mitteleuropäischen Zeitzone.
Die meisten Anfragen zu diesem Thema kommen nicht von Unternehmen, die Zoho einführen wollen.
Sie kommen von Unternehmen, die Zoho seit Jahren nutzen und niemanden mehr haben, der es betreut: Der ursprüngliche Partner meldet sich nicht mehr, der interne Administrator hat das Unternehmen verlassen, oder ein Workflow ist nach einem Update stillschweigend ausgefallen und niemand weiß warum.
Svennis Cloud Solutions ist Zoho Premium Partner seit 2011 und übernimmt bestehende Systeme, auch wenn wir sie nicht selbst aufgesetzt haben.
Sie brauchen keine Neuimplementierung, um uns zu beauftragen.
Support für Systeme, die bereits produktiv laufen
Übernahme bestehender Zoho-Umgebungen ohne Neuaufbau
Ein laufendes CRM zu betreuen ist etwas anderes, als ein neues einzuführen.
- Bei einer Einführung kennen Sie jede Entscheidung, weil Sie sie getroffen haben.
- Bei einer Übernahme müssen Sie zuerst verstehen, was jemand anderes gebaut hat, warum ein Feld existiert, das niemand mehr befüllt, und welche Automatisierung Sie auf keinen Fall abschalten dürfen.
- Wir beginnen deshalb mit einer Bestandsaufnahme des Systems, bevor wir etwas ändern.
- Das dauert in der Regel wenige Tage und verhindert, dass eine kleine Korrektur einen Prozess bricht, von dem niemand mehr wusste.
Übernahme ohne Neuimplementierung
Wir übernehmen bestehende Zoho-Umgebungen unabhängig davon, wer sie aufgesetzt hat.
- Sie müssen nichts neu bauen und nichts migrieren.
- Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: vorhandene Module, aktive Workflows, Integrationen, Rollen und Rechte, offene Baustellen.
- Sie erhalten das Ergebnis schriftlich, auch wenn Sie sich danach gegen eine Zusammenarbeit entscheiden.
Feste Ansprechperson statt Ticketnummer
Sie sprechen mit jemandem, der Ihr System kennt, nicht mit einer wechselnden Warteschlange.
- Das ist bei laufendem Support der entscheidende Unterschied: Wer Ihre Konfiguration kennt, versteht ein Problem in Minuten statt es sich in jedem Ticket neu erklären zu lassen.
Auch dann, wenn das Problem eine Integration ist
Viele Supportfälle betreffen nicht Zoho selbst, sondern die Verbindung zu einem anderen System: Die Buchhaltung erhält keine Rechnungen mehr, der Onlineshop legt keine Aufträge an, der Wechselkurs wird nicht aktualisiert.
- Wir haben fünf eigene Erweiterungen im Zoho Marketplace veröffentlicht, alle mit 5 von 5 Sternen bewertet, und betreuen Integrationen zu SAP Business One, DATEV, Lexoffice, sevDesk und PrestaShop im laufenden Betrieb.
Typische Situationen, in denen Unternehmen uns kontaktieren
Der bisherige Partner reagiert nicht mehr
Das ist der häufigste Grund.
- Das System läuft, aber Anfragen bleiben tagelang unbeantwortet, und niemand kann sagen, ob eine Änderung überhaupt noch möglich ist.
- Ein Partnerwechsel ist unkompliziert und erfordert keine Zustimmung des bisherigen Partners.
Der interne Zoho-Administrator hat das Unternehmen verlassen
Wissen über Konfiguration und Automatisierung ist selten dokumentiert.
- Wir nehmen das System auf, dokumentieren es verständlich und übernehmen die Betreuung, damit dieses Risiko nicht ein zweites Mal entsteht.
Ein Workflow ist stillschweigend ausgefallen
Automatisierungen brechen selten mit einer Fehlermeldung.
- Häufiger fällt erst Wochen später auf, dass eine Benachrichtigung nicht mehr verschickt oder ein Feld nicht mehr gesetzt wird.
- Wir suchen die Ursache und richten anschließend Monitoring ein, damit der nächste Ausfall auffällt.
Das System ist über die Jahre unübersichtlich geworden
Felder, die niemand befüllt, Berichte, die niemand öffnet, drei Pipelines für denselben Prozess.
- Aufräumen ist unspektakulär und erhöht die Akzeptanz im Team meist deutlicher als jede neue Funktion.
Die Lizenzkosten passen nicht mehr zur Nutzung
Zu viele Lizenzen, die falsche Edition oder ungenutzte Anwendungen.
- Wir prüfen Ihre Lizenzierung gegen die tatsächliche Nutzung.
- Der häufigste Befund ist eine zu hohe Edition, nicht eine zu niedrige.
Leistungen im Zoho Support
Einzeln oder als monatliches Kontingent
Bestandsaufnahme und Übernahme
Aufnahme von Modulen, Workflows, Integrationen, Rollen und Rechten
Dokumentation des Systems in verständlicher Form
Priorisierte Liste der offenen Punkte mit Aufwandsschätzung
Fehlerbehebung im laufenden Betrieb
Analyse fehlgeschlagener Workflows, Funktionen und Automatisierungen
Behebung und Test in einer Sandbox, bevor produktiv geändert wird
Monitoring, damit der nächste Ausfall früher auffällt
Anpassungen und Weiterentwicklung
Neue Felder, Module, Pipelines und Berichte nach Bedarf
Zusätzliche Automatisierung für Abläufe, die noch manuell laufen
Iterative Umsetzung in kleinen, abnehmbaren Schritten
Integrationsbetreuung
Betreuung bestehender Verbindungen zu Buchhaltung, ERP und Onlineshop
Fehlerbehandlung und Wiederaufsetzen nach Ausfällen
Anpassung bei Versionswechseln auf der Gegenseite
Schulung und Wissenstransfer
Rollenbasierte Schulung für neue Mitarbeitende
Einarbeitung interner Administratoren, damit Sie unabhängiger werden
Dokumentation, die auch ohne uns nutzbar bleibt
Lizenzberatung und Kostenprüfung
Abgleich der Lizenzen gegen die tatsächliche Nutzung
Empfehlung zur passenden Edition, häufig eine Stufe niedriger
Verwaltung der Lizenzen über uns als Zoho Premium Partner
Wie die Zusammenarbeit abläuft
Konkret, ohne Rahmenvertrag über zwölf Monate
Reaktionszeiten und Erreichbarkeit
Wir arbeiten in der mitteleuropäischen Zeitzone, also in Ihren Geschäftszeiten. Support erfolgt auf Deutsch und Englisch, per E-Mail und Telefon. Wir vereinbaren Reaktionszeiten schriftlich, statt sie offen zu lassen.
- Betriebsstörung, bei der produktiv nicht weitergearbeitet werden kann: Reaktion am selben Arbeitstag
- Funktionale Fehler ohne Betriebsstillstand: Reaktion innerhalb eines Arbeitstags
- Anpassungen und Weiterentwicklung: Terminierung nach Absprache
- Feste Ansprechperson, die Ihr System kennt, mit benannter Vertretung
Abrechnung
Wir arbeiten mit monatlichen Stundenkontingenten statt Abrechnung pro Ticket. Das hat einen praktischen Grund: Wer pro Ticket zahlt, meldet Kleinigkeiten nicht, und genau die Kleinigkeiten sind es, die ein System über die Jahre unbrauchbar machen.
- Monatliches Kontingent, das für Support, Anpassungen und Beratung gilt
- Transparente Leistungsnachweise, damit nachvollziehbar bleibt, wofür Zeit verwendet wurde
- Kein Rahmenvertrag über zwölf Monate erforderlich
- Einzelbeauftragung möglich, wenn Sie zunächst nur ein konkretes Problem lösen wollen
Änderungen an einem produktiven System
Der häufigste Schaden im Support entsteht nicht durch das ursprüngliche Problem, sondern durch eine übereilte Korrektur. Wir ändern deshalb nicht direkt in der Produktivumgebung, wenn sich das vermeiden lässt.
- Prüfung und Test in einer Sandbox, bevor produktiv geändert wird
- Dokumentation jeder Änderung, damit sie nachvollziehbar und umkehrbar bleibt
- Abstimmung vor Eingriffen, die Automatisierungen oder Rechte betreffen
- Datenschutzkonforme Zugriffe, dokumentiert für Ihren Datenschutzbeauftragten
Warum ein Premium Partner für Support relevant ist
Der Partnerstatus wirkt bei Supportfällen konkret, weil er den Weg zu Zoho selbst verkürzt. Bei Fehlern in der Plattform, die sich nicht durch Konfiguration lösen lassen, ist das oft der entscheidende Unterschied.
- Zoho Premium Partner seit 2011, eine der wenigen Premium-Partnerschaften in Europa
- Priorisierter Zugang zum Zoho-Support bei Plattformfehlern
- Über 200 umgesetzte Projekte, dadurch Erfahrung mit wiederkehrenden Fehlerbildern
- Eigene Marketplace-Erweiterungen, alle mit 5 von 5 Sternen bewertet
Häufig gestellte Fragen zum Zoho Support
Was Unternehmen mit laufenden Zoho-Systemen am häufigsten fragen
Ihr Zoho läuft, aber niemand betreut es?
Schildern Sie uns kurz Ihre Situation. Wir sagen Ihnen, ob sich das Problem isoliert lösen lässt oder ob eine Bestandsaufnahme sinnvoller ist.