CRM-Beratung für den Mittelstand: Prozesse zuerst, Software danach
Unabhängige Analyse Ihrer Vertriebs- und Serviceprozesse, klare Anforderungsdefinition und eine Einführung, die im Alltag ankommt. Seit 2011, über 200 CRM-Projekte in Europa.
Die meisten gescheiterten CRM-Projekte scheitern nicht an der Software.
Sie scheitern daran, dass niemand vorher definiert hat, welches Problem gelöst werden soll.
Eine CRM-Beratung beginnt deshalb nicht mit einer Produktdemo, sondern mit Ihren Prozessen: Wie entstehen Leads, wo bleiben sie liegen, welche Übergaben funktionieren nicht, welche Zahlen fehlen der Geschäftsführung.
Erst danach lässt sich sinnvoll über Systeme sprechen.
Svennis Cloud Solutions ist Zoho Premium Partner, die höchste Partnerstufe, und wir sagen das bewusst vorab: Wir setzen Zoho um.
Wenn Ihre Anforderungen zu einem anderen System passen, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch, statt Sie durch ein Projekt zu führen, das nicht zu Ihnen passt.
Was eine CRM-Beratung tatsächlich leistet
Von der Prozessaufnahme bis zum produktiven Betrieb
CRM-Beratung wird häufig mit Software-Verkauf verwechselt.
- Der Unterschied ist erheblich.
- Ein Berater, der bei der Lizenz verdient, hat ein Interesse an Ihrer Unterschrift.
- Ein Berater, der bei der Umsetzung verdient, hat ein Interesse daran, dass das System benutzt wird.
- Wir verdienen an der Umsetzung und am laufenden Betrieb, nicht an der Anzahl Ihrer Lizenzen.
- Deshalb raten wir regelmäßig zu kleineren Paketen, als Unternehmen anfangs anfragen.
- In über 200 Projekten hat sich gezeigt: Ein CRM, das drei Prozesse sauber abbildet und täglich genutzt wird, ist mehr wert als eines, das dreißig Prozesse abbilden könnte und im Vertrieb umgangen wird.
Prozessaufnahme vor Systemauswahl
Wir beginnen mit Interviews in Vertrieb, Marketing und Service und zeichnen den tatsächlichen Ablauf auf, nicht den im Organigramm beschriebenen.
- Daraus entsteht eine Anforderungsliste, die Sie auch ohne uns für eine Ausschreibung verwenden können.
- Diese Liste gehört Ihnen.
Erfahrung aus über 200 Einführungen
Wir haben CRM-Projekte in Fertigung, E-Commerce, Gesundheitswesen, Automotive und im Dienstleistungssektor umgesetzt.
- Referenzen: Nissan, World Class mit 47 Standorten und über 84.000 Mitgliedern, Salus Controls mit SAP-Business-One-Anbindung, UPEX mit 40 Prozent schnellerer Reaktionszeit im Support.
DSGVO und Serverstandort von Anfang an
Datenschutzfreigaben sind im deutschsprachigen Raum häufig der kritische Pfad im Projektplan, nicht die Technik.
- Wir dokumentieren Verarbeitungszwecke, Aufbewahrungsfristen, Rollenkonzepte und Subunternehmer so, dass Ihr Datenschutzbeauftragter damit arbeiten kann.
Fünf Gründe, eine CRM-Einführung extern begleiten zu lassen
Der teuerste Fehler passiert in Woche eins
Ein falsch geschnittenes Datenmodell lässt sich nach zwei Jahren produktivem Betrieb nur noch mit einer Migration korrigieren.
- Wir treffen diese Entscheidungen täglich und kennen die Folgekosten der jeweiligen Variante.
Interne Projekte konkurrieren mit dem Tagesgeschäft
Ein CRM-Projekt neben dem Vertriebsalltag zu führen bedeutet in der Praxis, dass es bei jedem Quartalsende liegen bleibt.
- Externe Begleitung sorgt für einen verbindlichen Takt und Termine, die gehalten werden.
Anforderungen sind selten das, was zuerst genannt wird
Die genannte Anforderung lautet oft „wir brauchen bessere Berichte“.
- Die eigentliche Anforderung ist meist, dass Abschlusswahrscheinlichkeiten nicht gepflegt werden.
- Diese Unterscheidung ist die eigentliche Beratungsleistung.
Datenmigration wird regelmäßig unterschätzt
Gewachsene Excel-Listen, Dubletten aus drei Quellen, Kontakte ohne Einwilligung.
- Die Bereinigung ist meist aufwendiger als die Konfiguration selbst und entscheidet darüber, ob das Team dem System vertraut.
Nach dem Go-live beginnt die eigentliche Arbeit
Adoption entsteht nicht durch Schulungsfolien, sondern durch Nacharbeit in den ersten Wochen: Felder streichen, die niemand ausfüllt, Automatisierungen ergänzen, die Arbeit sparen.
- Wir begleiten diese Phase, statt nach dem Go-live abzurechnen und zu verschwinden.
Leistungen der CRM-Beratung
Einzeln buchbar oder als durchgängiges Projekt
CRM-Analyse und Anforderungsdefinition
Interviews mit Vertrieb, Marketing, Service und Geschäftsführung
Aufnahme der Ist-Prozesse und Identifikation der Brüche
Priorisierte Anforderungsliste, die Sie frei weiterverwenden können
Systemauswahl und Wirtschaftlichkeitsrechnung
Vergleich der realistischen Kandidaten für Ihren Anwendungsfall
Gesamtkosten über drei Jahre statt Listenpreis pro Nutzer
Klare Empfehlung mit Begründung, auch gegen Zoho falls angebracht
Implementierung und Konfiguration
Datenmodell, Pipelines, Rollen und Rechte nach Ihren Prozessen
Automatisierung der Abläufe, die heute manuell laufen
Iterative Abnahme statt Big Bang am Projektende
Datenmigration und Bereinigung
Zusammenführung der Bestände aus Altsystemen und Tabellen
Dublettenbereinigung und Prüfung der Einwilligungslage
Testmigration mit Abgleich vor der produktiven Übernahme
Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Anbindung an Buchhaltung, ERP und Onlineshop
DATEV, Lexoffice, sevDesk, SAP Business One, PrestaShop und weitere
Monitoring und Fehlerbehandlung im laufenden Betrieb
Schulung und Betreuung nach dem Go-live
Rollenbasierte Schulungen statt Einheitsprogramm für alle
Nacharbeit in den ersten Wochen anhand der tatsächlichen Nutzung
Laufender Support mit fester Ansprechperson
Wie wir arbeiten
Was Sie von einer Zusammenarbeit erwarten können
Ablauf und Dauer eines typischen Projekts
Ein mittelständisches CRM-Projekt dauert bei uns vier bis acht Wochen von der Prozessaufnahme bis zum produktiven Betrieb. Längere Laufzeiten entstehen fast immer durch offene Entscheidungen auf Kundenseite, nicht durch technischen Aufwand. Wir benennen diese Entscheidungen deshalb früh und schriftlich.
- Woche 1 bis 2: Prozessaufnahme, Anforderungsliste, Datenmodell und Freigabe
- Woche 2 bis 5: Konfiguration, Automatisierung, Integrationen, Testmigration
- Woche 5 bis 6: Schulung nach Rollen, Pilotbetrieb mit einem Team
- Woche 6 bis 8: Produktivsetzung und Nacharbeit anhand realer Nutzung
Womit Sie bei den Kosten rechnen sollten
Wir nennen Spannen offen, weil die Recherche danach ohnehin stattfindet. Der Beratungsanteil richtet sich nach der Zahl der beteiligten Abteilungen und der Komplexität der Datenlage, nicht nach Ihrer Unternehmensgröße.
- Reine Analyse und Anforderungsdefinition: klar abgrenzbares Vorprojekt, Ergebnis ist ein Dokument, das Sie behalten
- Einführung im Mittelstand: der Umsetzungsaufwand liegt üblicherweise deutlich über den Lizenzkosten des ersten Jahres
- Individuelle Integrationen werden getrennt kalkuliert, da der Aufwand von der Gegenstelle abhängt
- Laufende Betreuung als monatliches Kontingent statt Abrechnung pro Ticket
Anforderungen im deutschsprachigen Raum
Datenschutz, Buchhaltungsanbindung und Mitbestimmung sind in DACH-Projekten keine Randthemen. Sie entscheiden regelmäßig über den Zeitplan. Wir planen sie deshalb von Beginn an ein statt sie nachzuziehen.
- EU-Rechenzentren in Amsterdam und Dublin, Daten verlassen die EU nicht
- Dokumentation für Datenschutzbeauftragte: Verarbeitungszwecke, Fristen, Rollen, Subunternehmer
- Anbindung an DATEV, Lexoffice und sevDesk, in der Schweiz an Abacus und bexio
- Berücksichtigung der Mitbestimmung bei Auswertungen mit Personenbezug
Warum wir offen legen, dass wir Zoho umsetzen
Viele Beratungshäuser bezeichnen sich als herstellerneutral und arbeiten dennoch faktisch mit ein oder zwei Systemen. Wir halten die Offenlegung für ehrlicher und für Sie nützlicher, weil Sie unsere Empfehlung dann korrekt einordnen können.
- Zoho Premium Partner seit 2011, eine der wenigen Premium-Partnerschaften in Europa
- Fünf eigene Erweiterungen im Zoho Marketplace, alle mit 5 von 5 Sternen bewertet
- Wenn Ihre Anforderungen nicht zu Zoho passen, sagen wir das im Erstgespräch
- Die Anforderungsliste aus der Analysephase gehört Ihnen, auch ohne Folgeauftrag
Häufig gestellte Fragen zur CRM-Beratung
Was Unternehmen vor einem CRM-Projekt am häufigsten wissen wollen
Sprechen wir über Ihre Prozesse, nicht über Software
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, worin Ihr eigentliches Problem besteht und ob eine CRM-Einführung es löst. Falls nicht, sagen wir Ihnen das.