Zoho CRM Preise: Lizenz und Einführung ergeben zusammen die Gesamtkosten
Zoho CRM Preise bestehen aus zwei Teilen: der Lizenz je Benutzer in der gewählten Edition und den Kosten der Einführung. Zoho selbst fragt im Angebotsformular nach beidem, nach Anschaffung und Implementierung. Wer nur den Lizenzpreis vergleicht, unterschätzt die Rechnung. Die Einführung umfasst vor allem Datenmigration, Integrationen und Anpassungen.
Gesamtkosten einer CRM-Einführung sind alle Ausgaben, die bis zum produktiven Betrieb und danach anfallen. Dazu gehören die Lizenzen, Zusatzmodule, Speicher und Erweiterungen. Ebenso zählen der Aufwand für die Übernahme der Altdaten, die Anbindung anderer Systeme und die Anpassung an Ihre Abläufe dazu. Zoho nennt diese Posten auf seiner Vergleichsseite für CRM-Systeme ausdrücklich als typische Zusatzkosten.
Dieser Beitrag nennt keine Euro-Beträge je Edition. Zoho erstellt für Unternehmen ein personalisiertes Angebot, und die Einführungskosten hängen von Ihrem Bestand ab. Stattdessen zeigt der Beitrag, welche Editionen es gibt, wie Sie zu einem belastbaren Angebot kommen und welche Faktoren den größten Teil der Gesamtkosten ausmachen.
Die vier Editionen von Zoho CRM: Standard, Professional, Enterprise und Ultimate
Zoho CRM wird in vier Editionen angeboten: Standard, Professional, Enterprise und Ultimate. So stehen sie im offiziellen Formular, mit dem Sie bei Zoho ein Preisangebot anfordern. Zusätzlich gibt es dort die Auswahl „Nicht sicher“. Zoho antwortet dann mit der Version, die nach seiner Einschätzung am besten zu Ihrem Bedarf passt.
Die Reihenfolge der Editionen bildet eine Stufung ab. Die Edition bestimmt den Lizenzpreis je Benutzer, und die Benutzerzahl multipliziert ihn. Deshalb wirkt sich eine Edition höher oder niedriger bei vielen Benutzern deutlich stärker aus als bei wenigen.
Für die Wahl der Edition zählen drei Fragen mehr als die Liste der Funktionen:
- Welche Abläufe muss das CRM ab dem ersten Tag abbilden, und welche erst später?
- Wie viele Personen arbeiten täglich darin, und wer braucht nur Lesezugriff auf Berichte?
- Welche anderen Systeme sollen Daten mit dem CRM austauschen?
Wenn neben dem Vertrieb auch Marketing und Kundenservice in eine gemeinsame Lösung sollen, prüfen Sie zusätzlich die Einführung von Zoho CRM Plus. Dann vergleichen Sie nicht nur Editionen, sondern auch den Umfang des Pakets.
Ein Angebot bei Zoho anfordern: welche Angaben das Formular verlangt
Ein belastbares Lizenzangebot erhalten Sie über das Formular für ein Zoho-CRM-Preisangebot. Zoho beschreibt den Zweck klar: Sie sollen erfahren, was Anschaffung und Implementierung von Zoho CRM in Ihrem Unternehmen kosten würden.
Das Formular fragt nach diesen Angaben:
- Ihre Branche
- die Anzahl der CRM-Benutzer
- das CRM, das Sie heute einsetzen
- die gewünschte Edition oder „Nicht sicher“
Liegt Ihnen bereits ein Angebot eines anderen Anbieters vor, können Sie es als Dokument hochladen. Zoho akzeptiert die Formate zip, PDF, txt, docx und odt bis zu einer Dateigröße von 5 MB. Ihre Kommentare im Formular sind auf 250 Zeichen begrenzt. Formulieren Sie deshalb knapp, welche Abläufe das CRM tragen soll.
Den Vertrieb von Zoho erreichen Sie außerdem direkt per E-Mail unter sales@zohocorp.com. Halten Sie vor der Anfrage die Benutzerzahl je Rolle bereit. Sie ist die Größe, die den Lizenzpreis am stärksten bestimmt.
Die kostenlose Testversion als Grundlage für die Wahl der Edition
Zoho CRM lässt sich vor dem Kauf in einer kostenlosen Testversion prüfen, für die laut Zoho keine Kreditkarte nötig ist. Prüfen Sie vor dem Start auf der Anmeldeseite, wie lange die Testphase läuft und für welche Editionen sie gilt. Die Testphase ist der günstigste Weg, die Wahl der Edition zu prüfen, bevor Lizenzkosten entstehen.
Nutzen Sie die Testphase gezielt und nicht als unverbindliches Ausprobieren. Bilden Sie zwei oder drei Ihrer wichtigsten Abläufe nach, etwa die Bearbeitung eines neuen Leads bis zum Angebot. Lassen Sie diese Abläufe von den Personen testen, die später täglich damit arbeiten. Notieren Sie jede Stelle, an der eine Funktion fehlt oder ein Umweg nötig ist.
Diese Notizen erfüllen zwei Zwecke. Sie zeigen, ob eine niedrigere Edition reicht oder eine höhere nötig ist. Und sie zeigen, wie viel Anpassung Ihre Abläufe verlangen. Genau dieser Anpassungsbedarf treibt später die Einführungskosten.
Wie Sie in den ersten Wochen Grundeinstellungen, Rollen und Datenstruktur sinnvoll anlegen, beschreibt unser Beitrag zu den ersten Schritten mit Zoho CRM. Was Sie in der Testphase sauber anlegen, müssen Sie im Projekt nicht neu bauen.
Zusatzkosten neben der Lizenz: Add-ons, Speicher, Erweiterungen und Implementierung
Neben den Grundlizenzen verursachen viele CRM-Lösungen Zusatzkosten für Add-ons, Implementierung, Massenspeicher und Erweiterungen. Zoho nennt diese vier Posten selbst auf seiner Vergleichsseite. Für eine realistische Kalkulation sollten Sie jeden davon einzeln betrachten.
Add-ons und Erweiterungen
Add-ons sind Zusatzmodule, die Funktionen über die gewählte Edition hinaus freischalten. Erweiterungen aus dem Zoho Marketplace binden Fremdsysteme an oder ergänzen Funktionen. Manche sind kostenlos, andere werden gesondert lizenziert. Prüfen Sie deshalb für jede geplante Erweiterung, ob laufende Gebühren anfallen.
Speicher
Massenspeicher wird relevant, wenn Sie viele Dokumente, Anhänge oder umfangreiche Altdaten im CRM ablegen. Klären Sie früh, welche Dateien wirklich ins CRM gehören und welche in einem Dokumentensystem bleiben können.
Implementierung
Implementierung umfasst alles von der Konfiguration über die Datenübernahme bis zur Schulung. Dieser Posten schwankt am stärksten, weil er von Ihrem Ausgangszustand abhängt. Die folgenden Abschnitte zerlegen ihn in Migration, Integrationen und Anpassungen.
Datenmigration als Kostenfaktor bei der Einführung von Zoho CRM
Die Datenmigration kostet umso mehr, je uneinheitlicher Ihre Altdaten sind. Datenmigration ist die Übernahme von Kontakten, Firmen, Verkaufschancen und Historie aus Altsystemen in das neue CRM. Der Aufwand liegt selten im Import selbst, sondern in der Vorbereitung.
Drei Eigenschaften der Altdaten bestimmen den Aufwand:
- Dubletten, also mehrfach erfasste Kontakte oder Firmen
- uneinheitliche Feldinhalte, etwa unterschiedliche Schreibweisen von Ländern oder Branchen
- Verknüpfungen zwischen Datensätzen, die beim Import erhalten bleiben müssen
Jede dieser Eigenschaften verlangt Bereinigung vor dem Import. Diese Arbeit fällt entweder in Ihrem Team an oder bei einem Dienstleister. In beiden Fällen gehört sie in die Kostenschätzung.
Die Reihenfolge des Imports spart ebenfalls Aufwand. Firmen kommen vor Kontakten, Kontakte vor Verkaufschancen, damit die Verknüpfungen stimmen. Ein Testimport mit einer kleinen Datenmenge zeigt Fehler, bevor sie sich vervielfachen. Das genaue Vorgehen beschreibt unser Beitrag zum Datenimport in Zoho CRM mit Reihenfolge und Dublettenprüfung. Wer diese Schritte plant, kann den Migrationsaufwand vor Projektbeginn deutlich genauer schätzen.
Integrationen mit Shop, ERP und Office verlangen Planung und laufende Pflege
Integrationen verursachen Kosten in der Einrichtung und im Betrieb, weil jede Schnittstelle gepflegt werden muss. Eine Integration ist eine Verbindung, über die Zoho CRM automatisch Daten mit einem anderen System austauscht. Je mehr Systeme Sie anbinden, desto größer wird dieser Posten.
Fertige Verbindungen senken den Aufwand. Im Zoho Marketplace finden Sie zahlreiche fertige Integrationen mit Drittanbietern. Zoho führt außerdem Integrationen mit G Suite und Microsoft Office 365. Eine fertige Erweiterung erspart Entwicklungsarbeit, muss aber trotzdem konfiguriert und getestet werden.
Aufwendiger wird es bei Systemen mit eigener Datenlogik. Ein Onlineshop liefert Bestellungen und Kundendaten, die im CRM richtig zugeordnet werden müssen. Wie das aussieht, zeigt die Anbindung von PrestaShop an Zoho CRM. Ein ERP-System bringt Artikel, Preise und Aufträge mit, wie bei der Integration von SAP und Zoho CRM.
Legen Sie für jede Integration fest, welches System für welche Daten führend ist. Diese Entscheidung verhindert doppelte Pflege und widersprüchliche Datensätze. Sie bestimmt auch, wie viel Prüfaufwand im laufenden Betrieb entsteht.
Anpassungen an Ihre Abläufe: je mehr Umbau, desto länger und teurer die Einführung
Umfangreiche Anpassungen erhöhen sowohl die Investition als auch die Dauer der Einführung. Zoho formuliert es selbst so: Ein CRM, das erst nach umfangreichen Anpassungen nutzbar ist, erfordert erheblich mehr Investitionen und eine längere Implementierungszeit.
Anpassungen sind Änderungen am Standard des CRM. Dazu gehören eigene Felder und Layouts, Automatisierungen, Freigabeprozesse und Programmierung. Jede einzelne ist überschaubar. In der Summe bestimmen sie, wie lange die Einführung dauert und wie viel die spätere Pflege kostet.
Die wirksamste Kostenbremse ist eine klare Grenze zwischen notwendigen und wünschenswerten Anpassungen. Notwendig ist, was ohne Anpassung den Ablauf verhindert. Wünschenswert ist, was bequemer wäre, aber auch mit dem Standard funktioniert. Wünschenswertes kann in eine zweite Projektphase wandern.
Bei Svennis beginnen wir jede Kostenschätzung mit einer Bestandsliste der Felder, Abläufe und Systeme, die heute existieren, und prüfen erst danach, was davon tatsächlich ins CRM gehört. Wo dieser Schritt bei Kunden übersprungen wurde, sehen wir, wie der Anpassungsumfang während des Projekts wächst und die Rechnung mit ihm.
Preisvergleiche mit Salesforce, Microsoft Dynamics und HubSpot richtig lesen
Preisvergleiche zwischen CRM-Anbietern sind nur aussagekräftig, wenn Stichtag, Benutzerzahl und enthaltene Posten offenliegen. Zohos eigener Vergleich nennt diese Annahmen. Die Wettbewerberpreise entsprechen dem Stand vom 10. Oktober 2023, ohne Steuern und Rabatte. Gerechnet wird mit 550 Benutzern.
Diese Rahmenbedingungen passen nicht automatisch zu Ihrem Unternehmen. Ein Team mit 15 Benutzern hat eine andere Kostenstruktur als eines mit 550. Preise von 2023 können sich inzwischen geändert haben. Übertragen Sie solche Vergleiche deshalb nie direkt auf Ihre Situation.
Zoho stellt auf derselben Seite auch Salesforce, Microsoft Dynamics und HubSpot gegenüber. Diese Gegenüberstellung stammt von einem Anbieter, der selbst im Wettbewerb steht, und ist entsprechend zu gewichten. Für Ihre Entscheidung zählen jedoch nur eigene Angebote mit Ihrer Benutzerzahl und Ihren Einführungsposten.
Fordern Sie deshalb bei jedem Anbieter, den Sie ernsthaft prüfen, ein Angebot zu denselben Annahmen an. Gleiche Benutzerzahl, gleiche Abläufe und gleiche Einführungsposten machen die Angebote erst vergleichbar.
Nächste Schritte zu einer belastbaren Kostenschätzung für Zoho CRM
Eine belastbare Kostenschätzung für Zoho CRM entsteht in fünf Schritten, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben. Jeder Schritt liefert eine Zahl oder eine Entscheidung, die in die Gesamtkosten eingeht.
- Zählen Sie die Benutzer je Rolle und unterscheiden Sie tägliche Nutzer von gelegentlichen.
- Bilden Sie in der kostenlosen Testversion Ihre wichtigsten Abläufe nach und notieren Sie Lücken.
- Fordern Sie über das Formular ein Angebot an und geben Sie Edition oder „Nicht sicher“ an.
- Listen Sie Altdaten, anzubindende Systeme und notwendige Anpassungen getrennt auf.
- Lassen Sie den Einführungsaufwand für diese Liste schätzen, getrennt nach Migration, Integrationen und Anpassungen.
Für Fragen zur Software selbst bietet Zoho mit Zoho Cares eine Wissensdatenbank, eine Community und die Möglichkeit, Anfragen zu stellen. Zoho führt außerdem Beratungspartner, die bei der Einführung unterstützen.
Wenn Sie den Einführungsteil von einem Partner schätzen lassen möchten, finden Sie auf unserer Seite zur Implementierung von Zoho CRM das Vorgehen. Bringen Sie die Liste aus Schritt vier mit. Sie macht jede Schätzung genauer, unabhängig davon, mit wem Sie arbeiten.
