Abonnements mit SEPA-Lastschrift in Zoho Billing: die Einrichtung in vier Schritten
Abonnements mit SEPA-Lastschrift in Zoho Billing richten Sie in vier Schritten ein. Erstens verbinden Sie GoCardless als Zahlungsgateway. Zweitens übernehmen Sie die Lastschriftmandate Ihrer Kunden per Mandatsabgleich. Drittens legen Sie die Abonnements mit GoCardless als Zahlungsweg an. Viertens konfigurieren Sie das Dunning Management für fehlgeschlagene Einzüge.
GoCardless ist ein Zahlungsgateway, über das Ihre Kunden Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen per Lastschrift bezahlen. So beschreibt es die Hilfeseite von Zoho Billing zu GoCardless. Die Integration steht in den Tarifen Standard, Premium und Enterprise zur Verfügung. In den kleineren Tarifen fehlt sie demnach.
Dieser Leitfaden geht die vier Schritte der Reihe nach durch. Er nennt an jeder Stelle die Einstellungen aus der Zoho-Dokumentation. Außerdem zeigt er, wo solche Einrichtungen in der Praxis typischerweise scheitern. Dazu gehören doppelte E-Mail-Adressen, inaktive Mandate und eine Sonderregel für die erste Rechnung eines Lastschrift-Abos. Ein durchgerechnetes Beispiel und eine Checkliste folgen weiter unten.
Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen ohne Abo-Logik brauchen, reicht unter Umständen Zoho Books allein. Sobald Sie jedoch Laufzeiten, Verlängerungen und automatische Nachversuche bei Rückläufern steuern wollen, ist Zoho Billing das passende Werkzeug.
GoCardless in Zoho Billing anbinden: Tarif, Währung und Kontoverifizierung
Die GoCardless-Integration setzt drei Dinge voraus: den passenden Tarif, ein Bankkonto in einer unterstützten Währung und ein vollständig verifiziertes GoCardless-Konto. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, bleibt der Lastschrifteinzug blockiert.
Tarif
Zoho Billing bietet GoCardless in den Tarifen Standard, Premium und Enterprise an. Prüfen Sie Ihren Tarif, bevor Sie Kunden auf Lastschrift umstellen.
Währung und Bankkonto
Über GoCardless empfängt Zoho Billing Zahlungen in AUD, CAD, EUR, GBP und NZD. Ihr GoCardless-Konto muss dafür mit einem Bankkonto in einer dieser Währungen verbunden sein. Für SEPA-Lastschriften im Euroraum ist das ein Euro-Konto.
Verifizierung und Gebühren
Auszahlungen sind laut Zoho erst möglich, wenn Ihr GoCardless-Konto vollständig verifiziert ist. Planen Sie die Verifizierung deshalb vor dem ersten Abrechnungslauf ein und nicht parallel dazu. Die Transaktionsgebühren für diese Zahlungen erhebt GoCardless, nicht Zoho Billing. Die Kosten finden Sie also in Ihrem GoCardless-Vertrag, nicht in Ihrer Zoho-Rechnung.
Beachten Sie außerdem einen Hinweis aus der Dokumentation: Die Zahlungsfristen können je nach Land unterschiedlich sein. Rechnen Sie bei der Liquiditätsplanung daher nicht mit einem festen Eingangstag.
Lastschriftmandate per Mandatsabgleich aus GoCardless übernehmen
Der Mandatsabgleich ist eine Funktion von Zoho Billing, die die Mandatsdaten Ihrer Kunden aus dem verbundenen GoCardless-Konto abruft. Ein Mandat ist dabei die Lastschriftberechtigung, die der Kunde erteilt hat und die in GoCardless hinterlegt ist. Ohne zugeordnetes Mandat kann Zoho Billing ein Abonnement nicht per Lastschrift einziehen.
Der Abgleich ordnet Mandate über die E-Mail-Adresse zu. Daraus ergeben sich drei Regeln aus der Zoho-Dokumentation:
- Die primäre E-Mail-Adresse des Kunden in Zoho Billing muss mit seiner E-Mail-Adresse in GoCardless übereinstimmen.
- Der Abgleich holt nur aktive Mandate aus GoCardless.
- Teilen sich mehrere Kunden in Zoho Billing dieselbe primäre E-Mail-Adresse, lassen sich ihre Mandate nicht abrufen.
Die dritte Regel trifft B2B-Abos besonders häufig. Viele Firmenkunden geben eine zentrale Adresse ihrer Buchhaltung an. Haben zwei Tochtergesellschaften dieselbe Adresse hinterlegt, erhält keine der beiden ihr Mandat. Bereinigen Sie solche Dubletten deshalb vor dem ersten Abgleich.
Die zweite Regel erklärt eine weitere Lücke. Ein Mandat, das in GoCardless noch nicht aktiv ist, erscheint in Zoho Billing nicht. Wiederholen Sie den Abgleich in diesem Fall später, statt den Kunden manuell anzulegen.
Abonnements mit GoCardless als Zahlungsweg anlegen und abrechnen
Ein Abonnement mit SEPA-Lastschrift entsteht in Zoho Billing, indem Sie einem Kunden mit zugeordnetem Mandat einen Tarif zuweisen und GoCardless als Zahlungsgateway wählen. Ab dann zieht Zoho Billing die Rechnungen über GoCardless ein.
Zwei Verhaltensweisen sollten Sie kennen, bevor Sie viele Abos anlegen. Das Zahlungsgateway, das Sie für eine Rechnung wählen, setzt Zoho Billing standardmäßig auch für die nächste Rechnung. Ein falsch gewähltes Gateway bei der ersten Rechnung pflanzt sich also fort. Prüfen Sie deshalb die ersten Abos einzeln, bevor Sie weitere anlegen.
Die zweite Verhaltensweise erleichtert die Buchhaltung. Zahlungen, die über GoCardless eingehen, gleicht Zoho Billing automatisch ab. Eine manuelle Erfassung der Zahlungseingänge entfällt damit. Der Abgleich bezieht sich auf Zoho Billing selbst. Wie Sie Bankumsätze in Zoho Books zuordnen, beschreibt der Beitrag zum Bankabgleich in Zoho Books.
Unterscheiden Sie beim Anlegen außerdem zwischen Abos mit und ohne automatischen Einzug, in Zoho Billing „Autocharge“ genannt. Für beide Gruppen konfigurieren Sie das Mahnwesen getrennt. Diese Trennung ist der Ausgangspunkt für den nächsten Schritt.
Dunning Management für fehlgeschlagene Lastschriften konfigurieren
Dunning Management ist der automatisierte Prozess, mit dem Zoho Billing ausstehende Zahlungen zurückholt. Es benachrichtigt den Kunden, versucht den Einzug nach festem Zeitplan erneut und wendet nach dem letzten Versuch eine Abschlussaktion an. Zoho Billing startet den Prozess in drei Fällen.
- Die Zahlung bei einer Abo-Verlängerung schlägt fehl.
- Die Rechnung eines Offline-Abos bleibt unbezahlt.
- Eine einmalige Rechnung bleibt nach Fälligkeit offen.
Einmalige Rechnungen entstehen für einmalige Gebühren oder einmalige Zusatzleistungen eines Abos. Die genauen Regeln stehen auf der Hilfeseite zu Dunning Management in Zoho Billing.
Nachversuche begrenzen
Zoho Billing erlaubt höchstens drei Nachversuche. Den Abstand zwischen den Versuchen legen Sie in Tagen fest. Die Summe aller Abstände darf 30 Tage nicht überschreiten.
Mit und ohne Autocharge getrennt
Abos mit Autocharge und Abos ohne Autocharge erhalten eigene Einstellungen. Lastschrift-Abos gehören in die erste Gruppe, weil Zoho Billing den Betrag selbst einzieht.
Mehrere Regeln nach Priorität
Bestimmte Tarife unterstützen mehrere Mahnregeln. Gerät eine Rechnung ins Mahnverfahren, wählt Zoho Billing die passende Regel anhand der festgelegten Priorität. So behandeln Sie zum Beispiel Großkunden anders als Monatsabos.
Abschlussaktion nach dem letzten Nachversuch und die Sonderregel für Lastschrift
Die Abschlussaktion legt fest, was mit einem Abo geschieht, wenn alle Nachversuche gescheitert sind. Bei Lastschrift-Abos gilt für die erste Rechnung jedoch eine Ausnahme.
Optionen für das Abonnement
Zur Wahl stehen unter anderem „Do Nothing“ und „Cancel“. Bei „Do Nothing“ wechselt der Status des Abos auf „Unpaid“. Das Abo verlängert sich dennoch weiter nach seinem Abrechnungszyklus. Für Rechnungen gibt es zusätzlich „Reverse Invoice“. Diese Aktion markiert die Rechnung als bezahlt und erzeugt eine Gutschrift über den Rechnungsbetrag.
Sonderregel für die erste Lastschrift-Rechnung
Die konfigurierte Abschlussaktion gilt nicht für die erste Rechnung eines Abos mit ACH- oder Lastschrift-Zahlweg. Ein solches Abo setzt Zoho Billing nach den Nachversuchen auf „Canceled“. Scheitert also schon der erste SEPA-Einzug, endet das Abo, auch wenn Sie „Do Nothing“ gewählt haben.
Status während des Mahnzeitraums
Der Mahnzeitraum ist die einstellbare Anzahl Tage, in denen ein Abo nach Fälligkeit der Rechnung noch bezahlt werden kann. In dieser Zeit zeigt das Abo den Status „Past Due“, die Rechnung den Status „Overdue“.
Reaktivierung innerhalb der Laufzeit
Abos, die das Mahnwesen gekündigt hat, lassen sich innerhalb der laufenden Abrechnungsperiode reaktivieren. Standardmäßig gilt das bis 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung. Eine neue Rechnung entsteht dabei nicht.
Beispiel: ein Monatsabo in Euro mit SEPA-Lastschrift, Schritt für Schritt
Das folgende Beispiel zeigt eine vollständige Einrichtung für ein Unternehmen, das Monatsabos in Euro abrechnet. Die Einstellungen stammen aus der Zoho-Dokumentation. Die Tagesabstände der Nachversuche sind eine Beispielwahl innerhalb der Grenzen von Zoho Billing.
| Schritt | Einstellung | Prüfpunkt |
|---|---|---|
| Tarif prüfen | Standard, Premium oder Enterprise | GoCardless erscheint unter den Zahlungsgateways |
| GoCardless verbinden | Bankkonto in EUR | Konto vollständig verifiziert, sonst keine Auszahlung |
| Kundendaten bereinigen | Eindeutige primäre E-Mail je Kunde | Adresse identisch mit GoCardless |
| Mandatsabgleich | Mandate aus GoCardless abrufen | Nur aktive Mandate kommen an |
| Abo anlegen | GoCardless als Gateway, Autocharge aktiv | Gateway bei der Folgerechnung prüfen |
| Nachversuche | Drei Versuche nach 5, 10 und 10 Tagen | Summe 25 Tage, also unter 30 |
| Abschlussaktion | „Cancel“ oder „Do Nothing“ | Erste Lastschrift-Rechnung endet ohnehin mit „Canceled“ |
Mit diesen Einstellungen läuft ein Rückläufer so ab: Das Abo wechselt auf „Past Due“, die Rechnung auf „Overdue“. Zoho Billing versucht den Einzug dreimal erneut. Bleibt alles erfolglos, greift die Abschlussaktion. Zahlt der Kunde danach noch innerhalb der Laufzeit, reaktivieren Sie das Abo ohne neue Rechnung.
Wo SEPA-Abos in Zoho Billing typischerweise scheitern und wie Sie das verhindern
Die meisten Störungen bei Lastschrift-Abos entstehen nicht beim Einzug, sondern in den Stammdaten und Einstellungen davor. Vier Fehlerquellen lassen sich direkt aus der Zoho-Dokumentation ableiten.
- Abweichende E-Mail-Adressen: Stimmt die primäre Adresse in Zoho Billing nicht mit GoCardless überein, kommt das Mandat nicht an.
- Geteilte E-Mail-Adressen: Mehrere Kunden mit derselben Adresse erhalten gar kein Mandat.
- Nicht verifiziertes GoCardless-Konto: Einzüge sind angelegt, aber Auszahlungen bleiben aus.
- Vergessene Sonderregel: Ein gescheiterter erster Einzug kündigt das Abo trotz „Do Nothing“.
Bei Svennis gleichen wir vor dem ersten Mandatsabgleich die Kundenliste aus Zoho Billing mit dem GoCardless-Export ab und lösen geteilte Buchhaltungsadressen auf. Erst danach legen wir Abos an, weil sich fehlende Mandate nachträglich nur mühsam einzeln zuordnen lassen.
Mahnlauf pausieren statt abbrechen
Im Enterprise-Tarif und in bestimmten Tarifen können Sie das Mahnwesen pausieren. Nachversuche während der Pause entfallen. Fielen alle verbleibenden Versuche in die Pause, folgt bei Wiederaufnahme ein letzter Versuch. Das Datum der Wiederaufnahme muss vor dem nächsten Abrechnungsdatum liegen. Liegt es nach dem geplanten letzten Nachversuch, erfolgt der nächste Versuch innerhalb eines Tages.
SEPA-Lastschrift in Zoho Billing für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Für Unternehmen in Deutschland und Österreich passt die GoCardless-Integration direkt, denn Zoho Billing zieht darüber Zahlungen in Euro ein. Voraussetzung ist ein Euro-Bankkonto, das mit GoCardless verbunden ist.
Für Unternehmen in der Schweiz gilt eine Einschränkung. Die Liste der unterstützten Währungen umfasst AUD, CAD, EUR, GBP und NZD, aber keine Schweizer Franken. Abos in CHF lassen sich über diese Integration also nicht einziehen. Euro-Abos an Kunden im Euroraum sind davon nicht betroffen.
Zwei weitere Punkte betreffen den Alltag im DACH-Raum. Die Zahlungsfristen unterscheiden sich laut Zoho je nach Land. Planen Sie bei grenzüberschreitenden Abos deshalb mit Puffer. Zudem betrifft Abo-Geschäft mit Verbrauchern das europäische Widerrufsrecht.
Die Zoho Billing Academy zu Zahlungseinzug und Compliance enthält dazu einen Artikel über das 14-tägige Widerrufsrecht und den neuen Widerrufsbutton. Dort finden Sie auch FAQ zu SEPA, Lastschrift und weiteren Zahlarten für Abos.
Die Übergabe an den Steuerberater bleibt ein eigener Schritt. Wie Zoho-Daten in DATEV ankommen, beschreibt die Seite zu DATEV und Zoho für die Übergabe an den Steuerberater.
Nächste Schritte für Ihre Abo-Abrechnung mit SEPA-Lastschrift
Beginnen Sie mit den Voraussetzungen, bevor Sie das erste Abo anlegen. Die folgende Reihenfolge hat sich aus den Regeln der Zoho-Dokumentation ergeben:
- Prüfen Sie, ob Ihr Zoho-Billing-Tarif GoCardless enthält.
- Eröffnen Sie das GoCardless-Konto mit Euro-Bankkonto und schließen Sie die Verifizierung ab.
- Bereinigen Sie die primären E-Mail-Adressen Ihrer Kunden und lösen Sie geteilte Adressen auf.
- Führen Sie den Mandatsabgleich durch und prüfen Sie, welche Mandate fehlen.
- Legen Sie ein Testabo an und kontrollieren Sie das Gateway auf der Folgerechnung.
- Konfigurieren Sie Nachversuche und Abschlussaktion für Abos mit Autocharge.
Wenn Ihre Kundendaten aus Zoho CRM stammen, lohnt ein Blick in die Checkliste zum Einrichten von Zoho CRM. Saubere Kontaktdaten dort ersparen Ihnen die Bereinigung in Zoho Billing. Für die Auswertung von Abo-Umsätzen eignet sich später Zoho Analytics.
Wenn Sie die Einführung nicht allein planen möchten, finden Sie auf der Seite zur Einführung von Zoho Billing für die Abo-Abrechnung im DACH-Raum unseren Ansatz und den Weg zu einem ersten Gespräch.
