Mehrere Währungen in Zoho CRM und Books: die Kurzantwort
Mehrere Währungen in Zoho CRM und Books richten Sie konsistent ein, indem Sie zuerst in beiden Apps dieselbe Leitwährung festlegen. Danach aktivieren Sie nur die Fremdwährungen, die Sie tatsächlich nutzen. Zuletzt bestimmen Sie, wer die Wechselkurse pflegt. Mehrere Schritte im CRM lassen sich nicht rückgängig machen, deshalb kommt die Planung vor dem ersten Klick.
Der Mehrwährungsbetrieb ist die Fähigkeit einer Anwendung, Beträge in mehreren Währungen zu erfassen und sie für Auswertungen in eine einzige Leitwährung umzurechnen. Zoho CRM nennt diese Leitwährung Heimwährung. Zoho Books spricht von der Basiswährung. Beide müssen für Ihr Unternehmen dieselbe Währung bezeichnen, sonst stimmen Umsätze aus dem Vertrieb und Zahlen aus der Buchhaltung nicht überein.
Dieser Leitfaden erklärt die Begriffe und die Voraussetzungen in Zoho CRM. Er zeigt das Verhalten der Wechselkurse und die bekannten Grenzen. Danach folgen die Einstellungen in Zoho Books, ein durchgespieltes Beispiel und eine Checkliste. Am Ende stehen die Punkte für Unternehmen im deutschsprachigen Raum und die konkreten nächsten Schritte.
Heimwährung, Basiswährung, Datensatzwährung und Wechselkurs: die Begriffe
Für mehrere Währungen in Zoho CRM und Books brauchen Sie vier Begriffe aus der Zoho-Dokumentation. Wer sie verwechselt, trifft die falschen Einstellungen. Die Definitionen für das CRM stammen aus der Zoho-CRM-Hilfe zur Verwaltung mehrerer Währungen.
- Heimwährung (Home Currency) ist die Hauptwährung, in der eine Organisation ihr Geschäft führt. Oft ist das die Währung, in der der Jahresbericht erstellt und der Gewinn berechnet wird.
- Aktive Währung (Active Currency) ist eine Währung, in der die Organisation Geschäfte macht. Nur aktive Währungen lassen sich in Deals und anderen Feldern eintragen.
- Datensatzwährung (Record Currency) ist die Währung eines einzelnen Datensatzes. Alle Betragsfelder dieses Datensatzes richten sich nach ihr.
- Wechselkurs (Exchange Rate) ist der Kurs, zu dem eine Währung in eine andere getauscht wird. Im CRM rechnet er einen Betrag in die Heimwährung der Organisation um.
In Zoho Books entspricht die Basiswährung der Heimwährung im CRM. Zoho beschreibt, dass Sie Kunden in ihrer bevorzugten Währung fakturieren und Ihre Berichte trotzdem in der Basiswährung führen. In der Anleitung zu den mobilen Apps weist Zoho zudem darauf hin, dass Buchungssätze immer in der Basiswährung gebucht werden.
Daraus folgt die wichtigste Regel dieses Leitfadens: Heimwährung im CRM und Basiswährung in Books sind dieselbe Währung. Jede Fremdwährung ist nur eine Datensatzwährung, die in diese Leitwährung umgerechnet wird.
Voraussetzungen in Zoho CRM: Edition, Berechtigung und unumkehrbare Schritte
Mehrere Währungen gibt es in allen kostenpflichtigen Editionen von Zoho CRM, nicht aber in der kostenlosen Edition. Ein Wechsel zurück in die kostenlose Edition deaktiviert alle zuvor hinzugefügten Währungen. Prüfen Sie deshalb vor der Einrichtung, ob die Edition auf Dauer feststeht.
Was sich nicht rückgängig machen lässt
Drei Eigenschaften der Mehrwährungsfunktion in Zoho CRM sind endgültig. Sie gehören in jede Entscheidungsvorlage:
- Die Mehrwährungsfunktion lässt sich nach der Aktivierung nicht wieder abschalten.
- Eine Währung lässt sich nicht löschen, sondern nur deaktivieren.
- Nach einer Änderung der Heimwährung zeigt das CRM einen Hinweis, dass die Heimwährung danach nicht mehr geändert werden kann.
Der dritte Punkt ist der folgenreichste. Wer die Heimwährung im CRM ändert, ohne sie mit der Basiswährung in Books abzustimmen, hat eine Abweichung, die er nicht mehr selbst korrigieren kann.
Wer Währungen verwalten darf
Währungen hinzufügen, aktivieren, deaktivieren und anpassen dürfen nur Benutzer mit der Berechtigung „Manage Currencies“ in den Administrator-Berechtigungen. Vergeben Sie diese Berechtigung an wenige, namentlich bekannte Personen. Am besten sind das dieselben, die auch die Wechselkurse verantworten. Die übrigen Grundentscheidungen beim Start des CRM finden Sie in unserer Checkliste zum Einrichten von Zoho CRM.
Wechselkurse in Zoho CRM: automatische Aktualisierung und ihre Folgen für Datensätze
Zoho CRM kann Wechselkurse automatisch aktualisieren und nutzt dafür Daten von Open Exchange Rates. Wann und wie das geschieht, richtet sich nach den Einstellungen, die Sie festlegen. Bei der Option „Live Update“ werden die Kurse laut Zoho etwa alle 30 Minuten aktualisiert.
Die automatische Aktualisierung steht nicht überall zur Verfügung. Zoho führt sie schrittweise ein. Derzeit gibt es sie nur für Organisationen in bestimmten Rechenzentren. Prüfen Sie deshalb in Ihrer eigenen Organisation, ob die Option angezeigt wird, bevor Sie Ihre Abläufe darauf aufbauen.
Bestehende Datensätze und das Aktualisieren einzelner Kurse
Geänderte Wechselkurse wirken sich standardmäßig nicht auf bestehende Datensätze aus. Ein Deal, der zum alten Kurs angelegt wurde, behält seinen umgerechneten Betrag. Das ist für abgeschlossene Geschäfte gewollt. Bei offenen Angeboten über mehrere Wochen kann es aber zu Abweichungen führen.
Sie können den Kurs auf Ebene eines einzelnen Datensatzes aktualisieren. Zoho behandelt das als Feldänderung. Dadurch können Workflow-Regeln und andere Automatisierungen auslösen. Eine Regel, die bei jeder Änderung eines Deals E-Mails versendet oder Daten weitergibt, läuft dann auch bei einer reinen Kursaktualisierung an.
Protokoll und Kursverlauf
Das CRM führt ein Änderungsprotokoll für Währungen. Es zeigt Änderungen der vergangenen sechs Monate. Kursverläufe lassen sich über höchstens zwei Jahre ansehen. Wer Kursänderungen länger nachweisen muss, sollte sie zusätzlich außerhalb des CRM dokumentieren.
Grenzen von Zoho CRM bei mehreren Währungen: Prognosen, Kriterien, Berichte und Produktpreise
Zoho CRM rechnet mit mehreren Währungen nicht in jedem Modul gleich. Die folgenden Grenzen nennt Zoho selbst oder sie sind im Zoho-Forum belegt. Planen Sie Ihre Berichte und Regeln um diese Punkte herum.
Prognosen und Kriterien nur in der Heimwährung
Das Modul „Forecast“ unterstützt keine mehreren Währungen. Alle Prognosebeträge erscheinen in der Heimwährung. Auch Kriterien auf Betragsfeldern lassen sich nur in der Heimwährung festlegen. Das gilt für Listenansichten, Workflow-Regeln und Berichte. Eine Regel „Deal über 50.000“ bezieht sich also immer auf den umgerechneten Betrag, nicht auf den Betrag in Dollar oder Pfund.
Berichte über mehrere Module
Zoho warnt, dass Berichte unter Umständen nicht richtig funktionieren, wenn Filter Betragsfelder aus verschiedenen Modulen miteinander vergleichen. Prüfen Sie solche Berichte nach der Aktivierung mit einigen Testdatensätzen in verschiedenen Währungen.
Produktpreise in Fremdwährung
Produkte lassen sich nach Aussage eines Nutzers im Zoho-Forum nur in der Heimwährung bepreisen. Der Nutzer wollte ein Produkt für die USA zu 397 Dollar und für Großbritannien zu 297 Pfund führen. Laut einem Moderationshinweis vom Januar 2026 hat Zoho mit der Arbeit an unterschiedlichen Produktpreisen noch nicht begonnen. Wie Sie Länderpreise trotzdem sauber abbilden, beschreibt unser Beitrag zu Angeboten und Preisbüchern in Zoho CRM.
Zahlenformat
Ein Forumsnutzer berichtete, dass Zoho das Zahlenformat seiner Währung auf Systemebene geändert hatte. Aus Tausendertrennzeichen wurde dabei die südasiatische Gruppierung nach Lakh und Crore. Prüfen Sie die Anzeige Ihrer Währungen deshalb gelegentlich, gerade auf Angeboten.
Mehrere Währungen in Zoho Books: Kunden, Lieferanten, Zahlungen und Bankkonten
Zoho Books erlaubt Transaktionen in mehreren Währungen innerhalb eines einzigen Kundendatensatzes. Sie fakturieren einen Kunden also in seiner bevorzugten Währung und führen Ihre Berichte weiter in der Basiswährung. Für Lieferanten gilt dasselbe: Sie können für einen Lieferanten Eingangsrechnungen in mehreren Währungen erfassen.
Zahlungen in anderer Währung
In den Modulen „Payments Received“ und „Payments Made“ können Sie die Währung ändern, in der eine Zahlung eingegangen ist oder geleistet wurde. Das ist wichtig, wenn ein Kunde eine Rechnung in Dollar von einem Konto in einer anderen Währung bezahlt.
Einrichtung in Web-App und mobilen Apps
Die Mehrwährungsfunktion schalten Sie zuerst in der Web-App ein. Für die Android-App nennt Zoho das ausdrücklich als Voraussetzung. In der iOS-App finden Sie den Schalter unter Einstellungen, „Module Preferences“, „Customers and Vendors“. Dort aktivieren Sie „Multi-Currency Transactions“ und speichern.
Edition prüfen
Ein Nutzer im Zoho-Forum gab an, dass seinem Zoho-One-Tarif die Option „Multi-Currency per Contact“ fehlte. Er fragte, ob sie sich als Zusatz buchen lässt. Prüfen Sie deshalb vor der Planung in Ihrer eigenen Organisation, welche Mehrwährungsoptionen tatsächlich angezeigt werden.
Bankkonten in Fremdwährung
Konten in mehreren Währungen werfen eine Grundsatzfrage auf. Ein gemeinnütziger Verein im Zoho-Forum führte ein Konto in den USA und drei im Ausland, eines davon in Dollar. Er fragte, ob er zwei getrennte Books-Organisationen anlegen oder ein einzelnes Bankkonto in Dollar führen soll. Klären Sie diese Frage vor dem Start. Wie Sie Bankkonten danach anbinden, zeigt unser Beitrag zum Bankabgleich in Zoho Books.
CRM und Books konsistent halten: eine Leitwährung, eine Stelle für Kurse
CRM und Books bleiben bei mehreren Währungen nur dann konsistent, wenn drei Dinge in beiden Apps übereinstimmen. Das sind die Leitwährung, die Liste der aktiven Währungen und die Zuständigkeit für Wechselkurse. Zoho CRM und Zoho Books führen jeweils eigene Einstellungen. Diese Abstimmung ist deshalb Ihre Aufgabe, nicht die der Software.
Die drei Abstimmungspunkte
- Leitwährung: Heimwährung im CRM und Basiswährung in Books bezeichnen dieselbe Währung. Weil die Heimwährung im CRM nach einer Änderung festgeschrieben ist, prüfen Sie Books zuerst.
- Aktive Währungen: Jede Währung, in der der Vertrieb Deals anlegt, muss auch in Books für Rechnungen verfügbar sein. Sonst entsteht beim Übergang vom Deal zur Rechnung eine Lücke.
- Wechselkurse: Legen Sie schriftlich fest, wer Kurse pflegt und wie oft. Ein Kurs im Angebot und ein anderer auf der Rechnung erzeugen Differenzen, die später niemand mehr erklären kann.
Bei Svennis legen wir vor jeder Aktivierung schriftlich fest, welche Währung in CRM und Books als Leitwährung gilt und wer die Kurse verantwortet. Die häufigste Fehlerquelle, die wir bei Kunden sehen, ist eine vorschnell geänderte Heimwährung im CRM, die sich danach nicht mehr an Books angleichen lässt.
Achten Sie außerdem auf Automatisierungen. Eine Kursaktualisierung am Datensatz gilt im CRM als Feldänderung. Sie kann damit Workflows anstoßen, die Daten an Books weitergeben. Wie die Synchronisierung zwischen beiden Apps grundsätzlich aufgebaut wird, erklärt unser Beitrag Zoho CRM und Zoho Books zusammen einrichten und synchronisieren.
Beispiel: Euro als Leitwährung, Kunden in Pfund und Dollar
Das folgende Beispiel zeigt die Reihenfolge für ein Unternehmen mit Euro als Leitwährung, das zusätzlich an Kunden in Großbritannien und den USA verkauft. Die Einstellungsnamen stammen aus der Zoho-Dokumentation. Wechselkurse sind bewusst nicht beziffert, weil sie sich täglich ändern.
- Books prüfen: Kontrollieren Sie, dass die Basiswährung in Zoho Books Euro ist.
- Books freischalten: Aktivieren Sie in der Web-App die Mehrwährungsfunktion. Danach können Sie in den mobilen Apps „Multi-Currency Transactions“ einschalten.
- CRM prüfen: Kontrollieren Sie, dass die Heimwährung in Zoho CRM ebenfalls Euro ist. Ändern Sie sie nur, wenn sie abweicht, denn danach ist sie festgeschrieben.
- Währungen aktivieren: Ein Benutzer mit „Manage Currencies“ aktiviert im CRM Pfund und Dollar als aktive Währungen.
- Kurse festlegen: Entscheiden Sie, ob Sie die automatische Aktualisierung nutzen, sofern Ihr Rechenzentrum sie anbietet, oder die Kurse selbst pflegen.
- Regeln anpassen: Formulieren Sie Betragskriterien in Workflows und Listenansichten in Euro, weil das CRM nur die Heimwährung zulässt.
- Testen: Legen Sie je einen Deal in Pfund und Dollar an. Erzeugen Sie die zugehörige Rechnung in Books und vergleichen Sie die umgerechneten Beträge.
Ein britischer Kunde erhält danach Angebot und Rechnung in Pfund. Ihre Pipeline, Ihre Prognose und Ihre Buchhaltung zeigen dieselben Geschäfte in Euro. Ein Listenpreis von 297 Pfund für Großbritannien lässt sich am Produkt selbst allerdings nicht hinterlegen, solange Zoho Produktpreise nur in der Heimwährung führt.
Checkliste: Mehrwährungseinstellungen in Zoho CRM und Zoho Books im Vergleich
Die Tabelle stellt die Einstellungen beider Apps nebeneinander. Die rechte Spalte nennt, was Sie vor dem Produktivstart prüfen. Grundlage sind die Zoho-Hilfe und die genannten Forumsbeiträge.
| Punkt | Zoho CRM | Zoho Books | Prüfen vor dem Start |
|---|---|---|---|
| Leitwährung | Heimwährung, nach Änderung festgeschrieben | Basiswährung für Berichte und Buchungen | Beide identisch |
| Freischaltung | Alle kostenpflichtigen Editionen, nicht abschaltbar | Zuerst in der Web-App | Edition steht auf Dauer fest |
| Fremdwährungen | Nur aktive Währungen, nicht löschbar | Mehrere Währungen je Kunde und Lieferant | Gleiche Währungsliste in beiden Apps |
| Wechselkurse | Automatisch über Open Exchange Rates, je nach Rechenzentrum | Zahlungswährung in „Payments Received“ und „Payments Made“ änderbar | Zuständigkeit und Rhythmus festgelegt |
| Bestehende Datensätze | Bleiben bei Kursänderung standardmäßig unverändert | Buchungen in der Basiswährung | Umgang mit offenen Angeboten geklärt |
| Automatisierung | Kriterien nur in Heimwährung; Kursaktualisierung löst Workflows aus | Keine Angabe in den Quellen | Workflows mit Testdeals geprüft |
| Berechtigung | „Manage Currencies“ für Administratoren | Keine Angabe in den Quellen | Wenige benannte Personen |
Arbeiten Sie die Zeilen von oben nach unten ab. Die ersten beiden Zeilen enthalten die unumkehrbaren Entscheidungen. Fehler dort lassen sich später nicht mehr korrigieren, Fehler in den unteren Zeilen dagegen schon.
Mehrere Währungen für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ist die Leitwährung die Währung, in der sie ihren Jahresabschluss aufstellen. So beschreibt Zoho die Heimwährung auch selbst. Fremdwährungen betreffen dann vor allem Kunden und Lieferanten außerhalb des eigenen Währungsraums. Stimmen Sie die Wahl der Leitwährung mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Sie im CRM etwas ändern.
Rechenzentrum und automatische Kurse
Die automatische Kursaktualisierung im CRM gibt es derzeit nur in bestimmten Rechenzentren. Viele Unternehmen in der Region betreiben ihre Zoho-Organisation im europäischen Rechenzentrum. Prüfen Sie dort, ob die Funktion angezeigt wird. Fehlt sie, braucht es einen festen Termin, an dem eine verantwortliche Person die Kurse von Hand pflegt.
Zahlungsverkehr in Euro
Für den Euro-Zahlungsverkehr hat Zoho ein deutschsprachiges Live-Webinar angekündigt. Thema ist SEPA mit Zoho Books, also das Einziehen von Kundenzahlungen und das Bezahlen von Lieferanten. Termin ist der 18.11.2026. Das Webinar betrifft Zahlungen in Euro, nicht die Umrechnung von Fremdwährungen. Für Unternehmen mit überwiegend Euro-Kunden ist es dennoch eine sinnvolle Ergänzung zur Mehrwährungseinrichtung.
Berichte in der Leitwährung
Da Books in der Basiswährung bucht und das CRM in der Heimwährung prognostiziert, liefern beide Apps Zahlen in Ihrer Leitwährung. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Vertrieb, Buchhaltung und Steuerberatung, solange beide Leitwährungen identisch sind.
Nächste Schritte für die Einrichtung mehrerer Währungen
Beginnen Sie mit einer kurzen schriftlichen Festlegung, bevor Sie eine Einstellung ändern. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Leitwährung in Zoho Books prüfen und mit der Heimwährung in Zoho CRM vergleichen.
- Liste der benötigten Fremdwährungen aus Ihren tatsächlichen Kunden und Lieferanten ableiten.
- Zuständige Person für Wechselkurse benennen und die Berechtigung „Manage Currencies“ nur an sie vergeben.
- Workflows und Listenansichten mit Betragskriterien auflisten und auf die Heimwährung umstellen.
- Je einen Testdeal pro Fremdwährung bis zur Rechnung in Books durchspielen.
Wenn Sie Umsätze nach Währung über CRM und Books hinweg auswerten möchten, zeigt unser Beitrag Zoho CRM und Zoho Books gemeinsam in Zoho Analytics den Aufbau der Berichte.
Steht die Buchhaltung selbst noch am Anfang, finden Sie auf unserer Seite zur Einführung von Zoho Books den Ablauf für Organisationen im deutschsprachigen Raum. Dort ist auch beschrieben, wie Sie ein Erstgespräch vereinbaren.
