Angebote und Preisbücher in Zoho CRM: die Kurzantwort
Angebote und Preisbücher in Zoho CRM funktionieren zuverlässig, wenn Sie die Preislogik festlegen, bevor Sie das erste Preisbuch anlegen. Die Preislogik umfasst, welche Kundengruppe welche Preise erhält, ab welcher Menge Staffeln greifen und in welcher Währung angeboten wird. Danach testen Sie jedes Preisbuch mit einem echten Angebot. Rabatte außerhalb des Preisbuchs sichern Sie mit einer Freigabe ab.
Der Grund für diese Reihenfolge ist praktisch. Ein Preisbuch, das im Angebotsformular nicht greift, erzeugt doppelte Arbeit. Der Vertrieb pflegt dann Preise im Preisbuch und trägt sie im Angebot trotzdem von Hand ein. Genau dieses Problem beschreiben Anwender im Zoho-Forum, dazu mehr weiter unten.
Dieser Leitfaden geht in fünf Schritten vor:
- die Begriffe Angebot, Preisbuch und Gültigkeitsdatum klären,
- die Preislogik für Kundengruppe, Menge und Währung schriftlich festlegen,
- ein Beispielangebot am Deal durchspielen,
- Sonderrabatte über einen Genehmigungsprozess absichern,
- Positionen, Workflows und Versand gezielt automatisieren.
Am Ende finden Sie eine Checkliste als Tabelle und konkrete nächste Schritte. Wenn Ihr Zoho CRM noch ganz am Anfang steht, lesen Sie zuerst die Checkliste zum Einrichten von Zoho CRM. Datenmodell und Rechte sollten stehen, bevor Sie Preise abbilden.
Angebot, Preisbuch und Gültigkeitsdatum: die Begriffe in Zoho CRM
Ein Angebot ist in Zoho CRM das Dokument, mit dem Sie dem Kunden Produkte zu einem bestimmten Preis und innerhalb einer Frist anbieten. Nach deutschem Recht sind Sie an ein Angebot grundsätzlich gebunden, bis die Frist abläuft, es sei denn, Sie haben es ausdrücklich als freibleibend gekennzeichnet. Ein Vertrag entsteht erst, wenn der Kunde das Angebot annimmt.
Ein Preisbuch ist eine Liste von Produkten mit den Preisen, die für eine bestimmte Kundengruppe gelten. Ein Händler bekommt so andere Preise als ein Endkunde, obwohl beide dasselbe Produkt kaufen. Das Preisbuch soll verhindern, dass jeder Vertriebsmitarbeiter den Preis selbst berechnet.
Drei weitere Begriffe aus dem Angebotsmodul sollten Sie kennen:
- Gültigkeitsdatum: der festgelegte Zeitraum, in dem Kunden auf Basis des Angebots bestellen können.
- Quote Owner: ein Nachschlagefeld, also ein Feld mit Verweis auf einen anderen Datensatz. Darin wählen Sie den Benutzer, dem das Angebot zugewiesen ist.
- Standardfelder: die von Zoho vorgegebenen Felder des Moduls Quotes. Je nach Geschäftsprozess Ihres Unternehmens sind einige davon nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar.
Laut der Zoho-Wissensdatenbank zum Modul Quotes speichern Sie Angebotsdaten, indem Sie sie manuell im Formular für Angebotsdetails eingeben. Das Preisbuch soll diese manuelle Arbeit bei den Preisen ersetzen. Ob das gelingt, hängt von der Einrichtung ab. Weil Sie an ein verbindliches Angebot gebunden sind, kostet jeder falsch eingetragene Preis Sie im Zweifel Marge.
Warum Preisbücher im Alltag scheitern: ein Fall aus dem Zoho-Forum
Preisbücher scheitern meist nicht am Preis, sondern an der Verbindung zwischen Preisbuch und Angebotsformular. Ein Anwender schildert im Zoho-Forum zu Price Book und Quotes genau diesen Fall. Er hatte ein Preisbuch angelegt. Beim Erstellen eines Angebots fand das Formular die Produktnamen aus dem Preisbuch aber nicht.
Die Folge beschreibt er deutlich. Er musste den Preis für ein Produkt wieder manuell im Angebotsformular eingeben. Das hebe den Grund für das Preisbuch auf, schreibt er. Am Ende erwog er, ein separates Angebotsprogramm zu kaufen oder zu Salesforce zu wechseln.
Für Ihre eigene Einführung lassen sich daraus drei Lehren ziehen:
- Ein Preisbuch ist erst fertig, wenn ein Testangebot den Preis tatsächlich übernimmt.
- Produkte, Preisbücher und Angebotsformular müssen zusammen geprüft werden, nicht einzeln.
- Wer den Test auslässt, bemerkt den Fehler erst beim Vertrieb, und dann sinkt das Vertrauen in das System.
Bei Svennis klären wir deshalb vor dem ersten Preisbuch mit dem Vertrieb schriftlich, welche Kundengruppe welche Preisliste erhält, und spielen jedes Preisbuch mit einem echten Angebot durch, bevor wir es freigeben. Wo dieser Test fehlt, sehen wir bei Kunden immer wieder, dass Vertriebsmitarbeiter Preise erneut von Hand überschreiben.
Preislogik vor der Einrichtung festlegen: Kundengruppe, Menge und Währung
Die Preislogik ist die schriftliche Regel, welcher Kunde unter welchen Bedingungen welchen Preis bekommt. Sie entsteht nicht im CRM, sondern im Gespräch zwischen Geschäftsführung, Vertrieb und Buchhaltung. Erst danach bilden Sie sie in Zoho CRM ab.
Kundengruppe
Legen Sie fest, welche Kundengruppen Sie unterscheiden, etwa Händler, Endkunden und Großkunden. Jede Gruppe braucht eine eindeutige Zuordnung im Kundendatensatz. Ohne diese Zuordnung weiß der Vertrieb beim Angebot nicht, welches Preisbuch gilt.
Menge
Klären Sie, ob Mengenstaffeln gelten und ab welcher Stückzahl. Schreiben Sie die Staffeln als Tabelle auf, bevor Sie sie einrichten. Eine Staffel, die nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter existiert, landet nie zuverlässig im Angebot.
Währung
Wenn Sie in mehreren Währungen anbieten, entscheiden Sie, ob ein Preisbuch je Währung gepflegt wird oder ob Preise umgerechnet werden. Die Entscheidung bestimmt, wer bei Kursänderungen die Preise aktualisiert. Halten Sie diese Zuständigkeit fest.
Ein letzter Punkt betrifft die Datenbasis. Die Zuordnung zur Kundengruppe ist nur so gut wie Ihre Kundendaten. Doppelte Firmeneinträge mit unterschiedlicher Gruppe führen zu unterschiedlichen Preisen für denselben Kunden. Wie Sie Dubletten schon beim Import vermeiden, zeigt der Beitrag Daten in Zoho CRM importieren.
Beispiel Schritt für Schritt: ein Händlerangebot am Deal
Ein Angebot entsteht am besten direkt am Deal, damit Kunde, Ansprechpartner und Verantwortlicher schon feststehen. Das folgende Beispiel zeigt den Ablauf für einen Händler, der mehrere Produkte anfragt. Es verwendet die Feldnamen aus dem Zoho-Modul Quotes.
- Kundengruppe prüfen: Der Vertriebsmitarbeiter öffnet den Deal und prüft im zugehörigen Firmendatensatz, dass die Gruppe Händler eingetragen ist.
- Angebot anlegen: Er erstellt aus dem Deal ein neues Angebot. Im Feld Quote Owner steht der zuständige Benutzer.
- Gültigkeitsdatum setzen: Er trägt die Frist ein, innerhalb der der Händler bestellen kann.
- Positionen hinzufügen: Er wählt die Produkte aus dem Preisbuch für Händler. Der Preis kommt aus dem Preisbuch, nicht aus seinem Gedächtnis.
- Preis kontrollieren: Er vergleicht eine Position stichprobenartig mit der schriftlichen Preisliste. Weicht der Preis ab, liegt der Fehler im Preisbuch und nicht im Angebot.
- Sonderrabatt prüfen: Will er unter das Preisbuch gehen, startet eine Freigabe, statt dass er den Preis überschreibt.
- Versenden: Erst nach Freigabe und Kontrolle geht das Angebot an den Kunden.
Beachten Sie Schritt 5 besonders in den ersten Wochen. Er ist der Test aus dem Forumsfall, nur in den Alltag eingebaut. Sobald Stichproben über längere Zeit stimmen, können Sie ihn auf neue Produkte beschränken.
Rabatte außerhalb des Preisbuchs mit einem Genehmigungsprozess absichern
Ein Genehmigungsprozess sorgt dafür, dass Rabatte unter dem Preisbuch nur mit Zustimmung den Kunden erreichen. In Zoho CRM ist der Genehmigungsprozess ein Werkzeug der Prozessautomatisierung, mit dem Sie Freigaben in Ihrem Unternehmen automatisieren. Die Freigebenden bearbeiten Anfragen gesammelt an einer Stelle, unter My Jobs.
Für Angebote bedeutet das eine klare Arbeitsteilung. Das Preisbuch liefert den Standardpreis. Der Vertrieb darf davon nur abweichen, wenn eine zweite Person zustimmt. So bleibt jede Abweichung nachvollziehbar, statt still im Angebot zu verschwinden.
Legen Sie vor der Einrichtung drei Dinge fest:
- ab welcher Abweichung vom Preisbuch eine Freigabe nötig ist,
- wer freigibt, getrennt nach Kundengruppe oder Höhe des Rabatts,
- was mit Angeboten geschieht, deren Freigabe abgelehnt wird.
Ein häufiger Fehler ist eine zu niedrige Schwelle. Wenn jedes Angebot eine Freigabe braucht, klicken Vorgesetzte Anfragen ungeprüft durch. Die Schwelle sollte nur die Fälle erfassen, die Ihre Marge wirklich berühren.
Wie Freigaben mit Workflow-Regeln und Blueprint zusammenspielen, erklärt der Beitrag Workflows und Blueprint in Zoho CRM. Dort sehen Sie auch, wann ein fest geführter Prozess sinnvoller ist als eine einzelne Regel.
Positionen, Workflows und Versand: was sich in Zoho CRM automatisieren lässt
Automatisierung lohnt sich bei Angeboten dort, wo dieselbe Prüfung bei jeder Position anfällt. Zoho hat dafür die Workflow-Regeln erweitert. Laut den im Zoho-Forum veröffentlichten Neuerungen lassen sich Workflow-Regeln jetzt direkt durch Aktionen in Unterformular-Zeilen auslösen. Bisher waren sie nur auf Modulebene einstellbar.
Ein Unterformular ist eine Tabelle innerhalb eines Datensatzes, in der jede Zeile einen eigenen Eintrag bildet. Wo Sie Positionen oder Konditionen in Unterformularen pflegen, kann eine Regel auf die einzelne Zeile reagieren. Sie muss dann nicht erst auf das Speichern des ganzen Datensatzes warten.
Versand des Angebots
Auf derselben Forumsseite beschreibt Zoho eine benutzerdefinierte Funktion, die ein Angebot an den zugehörigen Kontakt sendet. Das Angebot geht dabei als Inhalt der E-Mail hinaus und nicht als PDF-Anhang. Prüfen Sie vorher, ob Ihre Kunden ein PDF erwarten, etwa für ihre eigene Ablage.
Angebote aus Zoho Books
Manche Unternehmen erstellen Angebote nicht im CRM, sondern in Zoho Books. Ein Anwender fragt im Forum, wie der Angebotswert dann automatisch in den Betrag des Deals gelangt. Wenn Sie beide Systeme nutzen, legen Sie vorher fest, welches System das Angebot führt. Hilfe dazu bietet der Beitrag Zoho CRM und Zoho Books zusammen einrichten.
Checkliste für Angebote und Preisbücher in Zoho CRM
Die folgende Tabelle fasst die Prüfpunkte zusammen, die Sie vor dem Echtbetrieb abhaken sollten. Sie nennt für jeden Punkt die Frage, die Sie beantworten müssen, und die typische Folge, wenn der Punkt fehlt. Gehen Sie die Tabelle gemeinsam mit Vertrieb und Buchhaltung durch.
| Prüfpunkt | Frage vor dem Start | Folge, wenn er fehlt |
|---|---|---|
| Kundengruppen | Welche Gruppen gibt es, und wo steht die Zuordnung im Kundendatensatz? | Der Vertrieb wählt das Preisbuch nach Gefühl. |
| Mengenstaffeln | Ab welcher Stückzahl gilt welcher Preis? | Rabatte werden von Hand nachgetragen. |
| Währung | Wer pflegt Preise je Währung, und wann? | Veraltete Preise in Fremdwährung. |
| Testangebot | Übernimmt das Angebotsformular den Preis aus dem Preisbuch? | Preise werden wieder manuell eingegeben. |
| Standardfelder | Sind die nötigen Felder im Angebot sichtbar und bearbeitbar? | Pflichtangaben fehlen im Angebot. |
| Gültigkeitsdatum | Welche Frist gilt standardmäßig? | Kunden bestellen zu alten Preisen. |
| Freigabe | Ab welcher Abweichung braucht ein Rabatt Zustimmung? | Abweichungen bleiben unbemerkt. |
| Versandform | E-Mail-Inhalt oder PDF-Anhang? | Kunden fragen das Dokument erneut an. |
Ein offener Punkt in dieser Tabelle ist kein Grund, den Start zu verschieben. Er ist aber ein Grund, ihn schriftlich mit Verantwortlichem und Termin festzuhalten.
Was das für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bedeutet
Für viele Unternehmen im deutschsprachigen Raum liegt die größte Hürde nicht im Preisbuch, sondern in getrennten Systemen. Ein Advertorial im ONEtoONE-Special zu datengetriebenem Marketing stellt fest, dass ERP, CRM und Onlineshop bei Großhändlern und Industrieherstellern ungewöhnlich häufig nicht verbunden sind. Dann existieren Preise an drei Stellen, und keine davon ist verbindlich.
Dieselbe Quelle nennt ein Beispiel für die Folgen schlechter Stammdaten. In einer Datenanalyse fanden die Autoren zu einem einzigen Unternehmen 22 unterschiedliche Konten. Übertragen auf Preisbücher heißt das: Derselbe Kunde kann je nach Datensatz unterschiedliche Preise erhalten.
Daraus folgt eine klare Reihenfolge für Ihr Projekt:
- Legen Sie fest, welches System die Preise führt, ERP oder CRM.
- Bereinigen Sie die Kundendaten, bevor Sie Preisbücher zuordnen.
- Binden Sie die übrigen Systeme an das führende System an.
Wenn Ihr ERP die Preise führt, ist die Anbindung der wichtigste Schritt. Für SAP finden Sie die Grundlagen auf der Seite zur SAP-Zoho-CRM-Integration. Weil Angebote Ihr Unternehmen rechtlich binden können, gehört die Frage der Preisführung auf den Tisch der Geschäftsführung, nicht nur des Vertriebs.
Nächste Schritte für Ihre Angebote und Preisbücher in Zoho CRM
Beginnen Sie mit der Preislogik auf Papier und nicht mit dem ersten Klick im CRM. Diese Reihenfolge spart Ihnen die Nacharbeit, die im Forumsfall zum Wunsch nach einem anderen System geführt hat.
Konkret empfiehlt sich diese Abfolge für die nächsten Wochen:
- Schreiben Sie Kundengruppen, Mengenstaffeln und Währungsregeln in einer Tabelle auf.
- Prüfen Sie die Kundendaten auf Dubletten und fehlende Gruppenzuordnungen.
- Legen Sie ein erstes Preisbuch für die wichtigste Kundengruppe an.
- Erstellen Sie ein Testangebot an einem echten Deal und vergleichen Sie jede Position.
- Richten Sie den Genehmigungsprozess für Rabatte unter dem Preisbuch ein.
- Gehen Sie die Checkliste aus diesem Leitfaden mit Vertrieb und Buchhaltung durch.
Erst wenn das erste Preisbuch im Alltag hält, folgen die weiteren Kundengruppen. So lernt Ihr Team das Verfahren an einem überschaubaren Ausschnitt.
Wenn Sie die Einrichtung nicht allein umsetzen möchten, finden Sie auf der Seite zur Zoho-CRM-Implementierung im DACH-Raum den Ablauf eines Einführungsprojekts. Dort sehen Sie, welche Schritte Sie selbst übernehmen können und wo externe Unterstützung sinnvoll ist.
