Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil gelingt mit Zoho People ohne Zusatztool
Die Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil, umgesetzt mit Zoho People, bedeutet: Sie erfassen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters über Check-in und Check-out. Außerdem ordnen Sie Schichten zu, lassen Korrekturen freigeben und werten Überstunden aus. Ein separates Zeiterfassungstool brauchen Sie dafür nicht.
Systematische Arbeitszeiterfassung ist ein objektives, verlässliches und zugängliches System, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen und aufgezeichnet wird. So gibt das Bundesarbeitsgericht die Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs wieder. Zoho People deckt die nötigen Bausteine mit drei Diensten ab. Der Leave-Service verwaltet Abwesenheiten, der Shifts-Dienst die Schichten und der Anwesenheitsdienst die Stempeluhr samt Überstundenrichtlinie.
Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen, die bereits mit Zoho One arbeiten und Zoho People für die Zeiterfassung nutzen wollen. Er zeigt die Einstellungen in der Reihenfolge, in der Sie sie vornehmen. Grundlage sind die Hilfeseiten von Zoho sowie die Entscheidungen des EuGH und des BAG.
Der Beitrag ist Teil 2 einer dreiteiligen Reihe zu Zoho People für kleine und mittlere Arbeitgeber. Teil 1 behandelt die Grundeinrichtung vom Rechenzentrum bis zum Onboarding. Teil 3 widmet sich den Mitarbeitergesprächen und dem Datenschutz in Zoho People. Hier geht es um Abwesenheiten, Anwesenheit und Zeiterfassung.
Rechtslage: EuGH 2019 und BAG 2022 verlangen die tägliche Erfassung
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stammt aus zwei Gerichtsentscheidungen. Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18, CCOO gegen Deutsche Bank SAE. Nach dem Urteil des EuGH bei EUR-Lex müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, das die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers misst. Ohne ein solches System lassen sich geleistete Stunden und Überstunden nicht objektiv und verlässlich feststellen.
Der Fall zeigt, was nicht genügt. Die Deutsche Bank nutzte einen Abwesenheitskalender, der nur ganztägige Abwesenheiten wie Urlaub festhielt. Arbeitszeit und Überstunden maß er nicht. Ein reiner Urlaubskalender in Zoho People reicht deshalb ebenfalls nicht aus.
Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht am 13. September 2022 für Deutschland bestätigt. Im Beschluss 1 ABR 22/21 des Bundesarbeitsgerichts heißt es:
„Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, …“
Das Arbeitszeitgesetz verlangt dagegen nur einen Teil davon. Nach § 16 ArbZG muss der Arbeitgeber die Zeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 hinausgeht. Die Pflicht zur vollständigen Erfassung folgt also aus dem Arbeitsschutzgesetz.
Für die Fleischwirtschaft schreibt § 6 GSA Fleisch seit dem 1. Januar 2021 eine elektronische und manipulationssichere Aufzeichnung vor. Eine solche allgemeine Pflicht enthält der Beschluss des BAG nicht.
Welche Zeitdaten Pflicht sind, welche nützen und welche Sie nicht erheben
Legen Sie vor der ersten Einstellung fest, welche Daten Sie erheben. Die Rechtsprechung verlangt Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Für alles Weitere brauchen Sie einen betrieblichen Grund. Die folgende Übersicht trennt Pflicht, Nutzen und Verzicht.
| Datum | Grundlage | Umsetzung in Zoho People |
|---|---|---|
| Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit | Pflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG laut BAG | Check-in und Check-out im Anwesenheitsdienst |
| Arbeitszeit über die werktägliche Arbeitszeit hinaus | Pflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG, mindestens zwei Jahre aufbewahren | Anwesenheitseinträge und Überstundenbericht |
| Verzeichnis der Einwilligungen nach § 7 Abs. 7 ArbZG | Pflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG | Die Hilfeseiten nennen keine eigene Funktion, daher gesondert führen |
| Urlaub, Feiertage, Ausgleichstage | Betrieblich nötig für Sollzeit und Planung | Leave-Service mit Arbeitskalender |
| Schichtplan | Betrieblich nötig als Maßstab für Abweichungen | Shifts-Dienst |
| Standort | Nur wenn die Tätigkeit es erfordert, auf einer geeigneten Rechtsgrundlage wie einer Betriebsvereinbarung und mit aktivierter Standortfreigabe in der App. Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis nur ausnahmsweise freiwillig. | Standorterfassung, nur zwischen Check-in und Check-out |
| Biometrische Daten | Besondere Kategorie nach DSGVO | Nicht ohne vorherige Rechtsberatung einsetzen |
Die Liste der Pflichtdaten ist kurz. Entscheidend ist, dass Sie die Daten nicht nur erheben, sondern auch aufzeichnen und das System tatsächlich nutzen. Das BAG betont genau diesen Punkt. Ein eingerichtetes, aber ungenutztes Stempelmodul erfüllt die Pflicht nicht.
Arbeitskalender, Feiertage und Abwesenheiten im Leave-Service festlegen
Der Leave-Service ist der Dienst in Zoho People für Abwesenheiten, von der Urlaubsrichtlinie bis zum Antrag und seiner Nachverfolgung. Er bildet die Grundlage der Zeiterfassung. Denn er legt fest, an welchen Tagen überhaupt Arbeit erwartet wird.
Einstellungen für Administratoren
Diese Einstellungen nehmen Sie im Leave-Service zuerst vor:
- Arbeitskalender und Abrechnungszeitraum (pay period)
- Feiertage sowie ausnahmsweise Arbeitstage über „Add Exceptional Working Day“
- Urlaubsrichtlinien mit Anspruch, Geltungsbereich und Einschränkungen
- Ausgleichstage (compensatory off) für geleistete Mehrarbeit
Urlaubsrichtlinien lassen sich auch für einzelne Mitarbeiter anpassen. Zoho People unterstützt zudem Richtlinien, bei denen der Anspruch zugeteilt wird (grant-based). Ausgewählte Mitarbeiter können Administratorrechte für Einstellungen oder Daten des Leave-Service erhalten.
Was Mitarbeiter und Vorgesetzte sehen
Mitarbeiter öffnen den Reiter „Leave“ in der linken Leiste. Dort sehen sie ihre Übersicht, ihren Resturlaub, die Feiertage und ihre Schicht. Sie beantragen dort Urlaub, Ausgleichstage und die nachträgliche Korrektur einer Anwesenheit (regularization request). Vorgesetzte bearbeiten diese Anträge für ihre Mitarbeiter.
Verknüpfen Sie Urlaub und Stempeldaten von Anfang an. In den Check-in-Einstellungen können Sie Anwesenheitseinträge, Korrekturen und stundenweise Freistellungen an Tagen mit genehmigtem Urlaub sperren. So widersprechen sich Abwesenheit und Arbeitszeit nicht.
Schichten in Zoho People anlegen, zuordnen und tauschen
Der Shifts-Dienst verwaltet Arbeitsschichten, ihre Zuordnung zu Mitarbeitern (shift mapping), die Schichtrotation und die Nachverfolgung. Seit Zoho People 5.0 ist er vom Anwesenheitsdienst getrennt. Er funktioniert auch dann, wenn der Anwesenheitsdienst ausgeschaltet ist. Schichtdaten erscheinen trotzdem in den Nutzeransichten von Anwesenheit und Urlaub.
Der Shifts-Dienst ist in allen Abonnements von Zoho People enthalten. Zoho schaltet ihn automatisch ein, sobald Sie einen Dienst für Zeit und Anwesenheit aktivieren. Sie müssen ihn also nicht gesondert buchen.
Rollen im Shifts-Dienst
Die Hilfeseiten unterscheiden drei Rollen:
- Administratoren legen Schichten und Rotationen an und regeln Schichtzulagen, Berechtigungen und Automatisierungen.
- Vorgesetzte ordnen Schichten zu und sehen die Schichten ihrer Mitarbeiter, sofern Sie sie dazu berechtigen.
- Mitarbeiter sehen ihre Schicht, stempeln während der Schichtzeit und beantragen einen Schichtwechsel.
Für die Zeiterfassung ist der Schichtplan die Sollzeit. Erst gegen diesen Plan kann Zoho People späte Check-ins, frühe Check-outs oder fehlende Stunden erkennen. Legen Sie deshalb für jede Gruppe mit festen Arbeitszeiten eine Schicht an, auch für das Büro. Gleitzeitmodelle bilden Sie mit einer Schicht ab, die die Kernarbeitszeit abdeckt.
Stempeluhr einrichten: Check-in über Web, App, Kiosk oder Terminal
Die Stempeluhr in Zoho People besteht aus Check-in und Check-out. Der Mitarbeiter meldet Arbeitsbeginn und Arbeitsende selbst. Das BAG lässt ausdrücklich zu, die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer zu delegieren. Als Quellen nennt Zoho Web, mobile App, biometrisches Gerät und Kiosk.
Einstellungen, die Manipulation erschweren
In den Check-in-Einstellungen stehen diese Schutzoptionen zur Verfügung:
- Check-out nur über dieselbe Quelle wie den Check-in erlauben.
- Check-in und Check-out per Sprachbefehl über iOS-Assistenten sperren.
- Anwesenheitseinträge an Tagen mit genehmigtem Urlaub sperren.
Standortangabe beim Stempeln im Browser
Beim Check-in im Browser übernimmt Zoho People den Standort des Browsers. Nutzer können diese Angabe verändern. Liegt die Genauigkeit unter 1000 Metern, zeigt Zoho die Koordinaten. Liegt sie über 3000 Metern, beruht der Standort auf der IP-Adresse. Für verlässliche Standortdaten empfiehlt Zoho deshalb die mobile App mit dem GPS des Geräts.
Für die reine Arbeitszeiterfassung brauchen Sie keinen Standort. Prüfen Sie daher, ob Sie die Standortangabe beim Stempeln überhaupt benötigen. Biometrische Geräte verarbeiten biometrische Daten. Werden sie zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet, wie bei Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung am Terminal, gehören sie nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Holen Sie vor dem Einsatz rechtlichen Rat ein.
Standorterfassung nur bei Bedarf und nur während der Arbeitszeit
Die Standorterfassung in Zoho People zeichnet über die mobile App und das GPS des Geräts auf, wo ein Mitarbeiter arbeitet. Für die Pflicht aus dem BAG-Urteil brauchen Sie sie nicht. Setzen Sie sie nur ein, wo die Tätigkeit es erfordert, etwa im Außendienst.
Zoho setzt der Funktion klare Grenzen. Sie steht nur ab dem Plan Professional zur Verfügung und wird per E-Mail an den Support von Zoho People freigeschaltet. Erfasst wird nur zwischen Check-in und Check-out. Mitarbeiter müssen der Standortfreigabe zustimmen und können die Ortungsdienste jederzeit abschalten. Mit der Berechtigung „While Using the App“ erfasst die App nur, solange sie genutzt wird.
Die Standorterfassung lässt sich auf Organisationsebene oder in einer bestimmten Anwesenheitsrichtlinie einschalten. Die Einstellung auf Organisationsebene gilt nur für Mitarbeiter ohne eigene Anwesenheitsrichtlinie. In einer Richtlinie wählen Sie Nutzer, Abteilungen, Beschäftigungsarten oder Positionen aus. Bei Svennis schalten wir die Standorterfassung nie auf Organisationsebene ein, sondern nur in einer eigenen Richtlinie für die Gruppe, die sie tatsächlich braucht. So erfasst das System von Anfang an niemanden, für den es keinen Grund gibt.
Prüfen Sie die automatischen Check-outs. Zoho kann Mitarbeiter nach mehreren fehlgeschlagenen Ortungen oder außerhalb eines festgelegten Gebiets automatisch abmelden. Als Check-out-Zeit gilt dann die letzte erfolgreiche Ortung. Diese Zeit kann vom tatsächlichen Arbeitsende abweichen. Standortdaten sehen Mitarbeiter für sich selbst, Vorgesetzte für ihre Mitarbeiter und Administratoren für die ganze Organisation.
Überstundenrichtlinie und Abweichungsmeldungen als Auswertung nutzen
Die Überstundenrichtlinie (Overtime Policy) wertet die erfassten Zeiten aus und füllt einen Überstundenbericht. Sie ändert weder den Anwesenheitsstatus wie anwesend oder abwesend noch Daten in anderen Berichten. Der Nachweis der Arbeitszeit bleibt damit der Anwesenheitseintrag selbst.
Eine Richtlinie gilt je nach Standort, Abteilung, Bereich oder Beschäftigungsart. Fällt ein Mitarbeiter unter mehrere Richtlinien, hat die nach Beschäftigungsart Vorrang. Danach folgen Abteilung, Standort und Bereich.
Schwellen und Warnungen
Sie legen Schwellen für tägliche, wöchentliche und jährliche Überstunden fest. Zoho nennt als Beispiel 8:00 Stunden pro Tag und 40:00 Stunden pro Kalenderwoche. Wochenüberstunden berechnet Zoho je Kalenderwoche. Regeln für den Wochendurchschnitt prüfen bis zu sechs zurückliegende Wochen. Eine solche Regel kann warnen, bevor der Durchschnitt die Obergrenze von 48 Stunden aus der Richtlinie 2003/88/EG erreicht.
Setzen Sie eine maximale tägliche Arbeitszeit nur bewusst. Stunden über dieser Grenze zählt die Überstundenrichtlinie nicht mit. Der Bericht zeigt dann gerade die kritischen Überschreitungen nicht. Prüfen Sie solche Fälle in den Anwesenheitseinträgen.
Abweichungsmeldungen
Abweichungsmeldungen benachrichtigen Mitarbeiter und Vorgesetzte, wenn die Anwesenheit vom Schichtplan abweicht. Zoho kennt fünf Arten: später Check-in, früher Check-out, verpasster Check-in, zu wenig Arbeitsstunden und zu wenig Kernarbeitszeit. Der verpasste Check-in ist für die Erfassungspflicht die wichtigste Meldung.
Freigaben, Korrekturen und Aufbewahrung der Zeitnachweise
Freigaben laufen in Zoho People über die Vorgesetzten. Sie bearbeiten Urlaubs-, Ausgleichs- und Korrekturanträge ihrer Mitarbeiter. Schichtwechsel beantragen Mitarbeiter im Shifts-Dienst. Überstunden reichen Mitarbeiter nachträglich ein. Diese Methode „Post Overtime“ lässt sich nicht abschalten.
Vergeben Sie Administratorrechte sparsam. Sowohl im Leave-Service als auch im Shifts-Dienst können ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf Einstellungen oder Daten erhalten. Jeder zusätzliche Administrator kann Zeitdaten ändern. Halten Sie den Kreis deshalb klein und dokumentiert.
Aufbewahrung der Nachweise
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Frist hat eine praktische Folge in Zoho People. Wer eine Überstundenrichtlinie löscht, entfernt alle zugehörigen Überstundendaten der betroffenen Mitarbeiter endgültig. Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.
Exportieren Sie den Überstundenbericht deshalb vor jeder größeren Änderung. Zoho bietet die Formate XLS, XLSX und CSV an. Standortdaten lassen sich jeweils für einen einzelnen Tag in denselben Formaten exportieren. Standortdaten sind für die Arbeitszeit keine Pflicht. Legen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest, wie lange Sie sie behalten.
Beispiel: Zwei Schichten und ein Außendienst in Zoho People
Das folgende Beispiel zeigt die Einrichtung für einen Betrieb mit Produktion, Büro und Außendienst. Die Werte stammen aus den Beispielen der Zoho-Hilfeseiten. Passen Sie sie an Ihre Verträge und Tarifverträge an.
- Leave-Service: Arbeitskalender mit den Feiertagen Ihres Bundeslandes, eine Urlaubsrichtlinie je Beschäftigungsart und Ausgleichstage für Mehrarbeit.
- Shifts-Dienst: eine Frühschicht und eine Spätschicht mit wöchentlicher Rotation sowie eine Büroschicht. Vorgesetzte dürfen Schichten zuordnen.
- Check-in: Die Produktion stempelt am Kiosk, das Büro im Web, der Außendienst in der App. Check-out nur über dieselbe Quelle, iOS-Sprachbefehle gesperrt, keine Einträge an Urlaubstagen.
- Standort: nur in einer Anwesenheitsrichtlinie für den Außendienst. Erfassungsintervall 15 Minuten, automatischer Check-out nach vier fehlgeschlagenen Ortungen.
- Überstunden: eine Richtlinie für Vollzeitkräfte mit Tagesüberstunden ab 8:00 und Wochenüberstunden ab 40:00 Stunden. Nachtstunden laut Einstellung „Late Night Hours“, nach § 2 Abs. 3 ArbZG von 23 bis 6 Uhr, in Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr.
- Abweichungen: Meldungen bei verpasstem Check-in und zu wenig Arbeitsstunden an Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Mit dieser Einrichtung erfasst der Betrieb Beginn und Ende jedes Arbeitstags. Der Schichtplan liefert die Sollzeit, die Abweichungsmeldungen zeigen Lücken. Monatlich exportiert die Personalabteilung den Überstundenbericht und legt ihn für die Aufbewahrungsfrist ab.
Was das BAG-Urteil für Arbeitgeber in Deutschland praktisch bedeutet
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits heute, auch ohne Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Die Erfassung muss nicht elektronisch sein. Laut BAG können je nach Tätigkeit und Unternehmen Aufzeichnungen auf Papier genügen. Zoho People ist eine Möglichkeit, die Pflicht zu erfüllen, nicht die einzige.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Systems ein Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Ein über die Einigungsstelle durchsetzbares Initiativrecht auf die Einführung eines elektronischen Systems hat er nach dem BAG nicht. Ein elektronisches System wie Zoho People, vor allem mit Standorterfassung und Abweichungsmeldungen, ist zudem nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Führen Sie es deshalb erst nach Zustimmung des Betriebsrats oder einem Spruch der Einigungsstelle ein, am besten auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung.
Ausnahmen und Aushang
Die Erfassung muss sich nicht auf Arbeitnehmer erstrecken, für die ein Mitgliedstaat Ausnahmen nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG vorgesehen hat. Klären Sie rechtlich, wer in Ihrem Betrieb darunter fällt. Nach § 16 Abs. 1 ArbZG müssen Sie außerdem das Gesetz und die für den Betrieb geltenden Rechtsverordnungen zugänglich machen. Dasselbe gilt für Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen im Sinne von § 7 Abs. 1 bis 3, §§ 12 und 21a Abs. 6 ArbZG. Das darf über die im Betrieb übliche Informationstechnik geschehen.
Der Wortlaut von § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt weiterhin nur die Aufzeichnung der Zeit über die werktägliche Arbeitszeit hinaus. Richten Sie Ihr System trotzdem an der weitergehenden Pflicht aus dem BAG-Urteil aus.
Nächste Schritte zur Arbeitszeiterfassung in Zoho People
Diese Reihenfolge hat sich für die Einführung bewährt:
- Legen Sie die Datentabelle aus diesem Leitfaden dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten vor.
- Richten Sie im Leave-Service Arbeitskalender, Feiertage und Urlaubsrichtlinien ein.
- Legen Sie im Shifts-Dienst die Schichten an und ordnen Sie sie zu.
- Wählen Sie die Check-in-Quellen je Gruppe und aktivieren Sie die Schutzoptionen.
- Testen Sie die Überstundenrichtlinie mit einer kleinen Pilotgruppe über einige Wochen.
- Bestimmen Sie Exportrhythmus und Ablage für die Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren.
Wenn Sie die Einrichtung nicht allein vornehmen möchten, beschreibt unsere Seite zur Einführung von Zoho People, wie wir dabei unterstützen. Wollen Sie Zeitdaten später mit anderen Kennzahlen zusammenführen, finden Sie den Einstieg auf der Seite zur Einführung von Zoho Analytics. Im dritten Teil dieser Reihe geht es um Mitarbeitergespräche, HR-Berichte und Mitarbeiterdaten unter der DSGVO.
