Umsatzprognosen und Vertriebsziele in Zoho CRM: drei Grundlagen entscheiden
Verlässliche Umsatzprognosen und Vertriebsziele in Zoho CRM beruhen auf drei Grundlagen. Die erste sind realistisch gepflegte Phasenwahrscheinlichkeiten. Die zweite ist eine klare Verantwortung für jede gemeldete Zahl. Die dritte sind Zielvorgaben, die Sie regelmäßig mit dem tatsächlich abgeschlossenen Umsatz vergleichen. Jedes Prognosewerkzeug rechnet nur mit den Daten, die im CRM stehen.
Eine Umsatzprognose ist die Summe der offenen Geschäfte eines festgelegten Zeitraums, gewichtet mit der Wahrscheinlichkeit ihres Abschlusses. Ein Vertriebsziel ist dagegen der Umsatz, den Sie für denselben Zeitraum erreichen wollen. Erst der Abstand zwischen beiden Werten zeigt, ob Ihr Vertrieb auf Kurs ist.
In der Praxis scheitern Prognosen selten an der Rechenlogik. Sie scheitern an veralteten Geschäften, an Prozentwerten, die niemand überprüft hat, und an unklaren Zuständigkeiten. Dieser Leitfaden geht die Grundlagen deshalb in der Reihenfolge durch, in der Sie sie einrichten:
- den erwarteten Umsatz als gewichtete Schätzung verstehen,
- Phasenwahrscheinlichkeiten festlegen und an einem Rechenbeispiel prüfen,
- Prognosezeiträume, Ziele und Verantwortlichkeiten bestimmen,
- die Datenpflege absichern und die Prognose mit dem abgeschlossenen Umsatz vergleichen.
Erwarteter Umsatz in Zoho CRM ist eine gewichtete Schätzung, kein gebuchter Umsatz
Der erwartete Umsatz in Zoho CRM ist eine gewichtete Schätzung und kein gebuchter Verkauf. Er hängt von der Wahrscheinlichkeit ab, die mit einem Geschäft oder seiner Phase verbunden ist. So beschreibt es auch die Dokumentation von Adzviser, einem Anbieter von Auswertungswerkzeugen für Zoho-CRM-Daten.
Diese Unterscheidung hat praktische Folgen für Ihre Vertriebssteuerung. Ein Geschäft über 100.000 € mit 20 % Wahrscheinlichkeit trägt rechnerisch 20.000 € zur Prognose bei. Tatsächlich fließen später entweder 100.000 € oder nichts. Die gewichtete Zahl stimmt also nie für das einzelne Geschäft, sondern nur im Durchschnitt über viele Geschäfte.
Daraus folgen zwei Regeln für den Umgang mit Prognosen:
- Bewerten Sie die Prognose auf Ebene des Teams oder des Zeitraums, nicht für einzelne Geschäfte.
- Vermischen Sie den erwarteten Umsatz nie mit gebuchtem Umsatz aus der Buchhaltung.
Für die Geschäftsleitung bedeutet das: Eine Prognose ist eine Planungsgröße, kein Ergebnis. Erst der spätere Vergleich mit abgeschlossenen und verlorenen Geschäften zeigt, wie belastbar die Gewichtung war. Wie Sie diesen Vergleich aufsetzen, beschreibt der Abschnitt zum Abgleich mit dem abgeschlossenen Umsatz weiter unten.
Phasenwahrscheinlichkeiten festlegen: die wichtigste Stellschraube der Prognose
Die Phasenwahrscheinlichkeit ist der Prozentwert, mit dem ein Geschäft in einer bestimmten Vertriebsphase in die Prognose eingeht. Weil der erwartete Umsatz direkt von dieser Wahrscheinlichkeit abhängt, bestimmt sie die Qualität jeder Umsatzprognose stärker als jede Berichtseinstellung.
Leiten Sie die Prozentwerte aus Ihrer eigenen Abschlusshistorie ab. Die Leitfrage lautet: Wie viele Geschäfte, die diese Phase erreicht haben, wurden am Ende gewonnen? Haben Sie noch keine Historie, setzen Sie vorsichtige Startwerte und markieren Sie diese als vorläufig.
Phasen eindeutig beschreiben
Eine Wahrscheinlichkeit ist nur so gut wie die Definition der Phase. Legen Sie für jede Phase ein überprüfbares Eintrittskriterium fest, etwa „schriftliches Angebot versendet“ oder „Entscheider hat Budget bestätigt“. Ohne solche Kriterien ordnen zwei Vertriebsmitarbeiter dasselbe Geschäft unterschiedlich ein, und die Gewichtung verliert ihren Sinn.
Werte regelmäßig überprüfen
Bei Svennis prüfen wir vor dem ersten Prognosebericht jede Phasenwahrscheinlichkeit gemeinsam mit der Vertriebsleitung gegen die tatsächlich gewonnenen und verlorenen Geschäfte. Am häufigsten sehen wir, dass Prozentwerte aus der Testphase unverändert in den Livebetrieb übernommen wurden und die Prognose dadurch zu optimistisch ausfällt.
Planen Sie die Überprüfung fest ein, zum Beispiel einmal pro Quartal. Ändert sich Ihr Vertriebsprozess, passen Sie Phasen und Prozentwerte gemeinsam an.
Rechenbeispiel: eine Pipeline mit drei Geschäften gewichten
Ein Rechenbeispiel zeigt, wie stark Phasenwahrscheinlichkeiten eine Umsatzprognose in Zoho CRM verschieben. Die Phasennamen und Prozentwerte sind Beispielwerte. Ihre eigenen Werte ergeben sich aus Ihrer Abschlusshistorie.
Angenommen, eine Vertriebsmitarbeiterin führt für das laufende Quartal drei offene Geschäfte:
| Geschäft | Phase | Wert | Wahrscheinlichkeit | Erwarteter Umsatz |
|---|---|---|---|---|
| Wartungsvertrag Neukunde | Angebot | 40.000 € | 50 % | 20.000 € |
| Erweiterung Bestandskunde | Verhandlung | 25.000 € | 75 % | 18.750 € |
| Rahmenvertrag Erstkontakt | Qualifizierung | 60.000 € | 10 % | 6.000 € |
Der ungewichtete Wert der Pipeline beträgt 125.000 €. Der erwartete Umsatz liegt bei 44.750 €. Diese gewichtete Zahl geht in die Prognose ein, nicht die Summe der Einzelwerte.
Nun setzt jemand die Phase „Qualifizierung“ ohne Prüfung auf 30 % statt 10 %. Der Rahmenvertrag zählt dann mit 18.000 € statt 6.000 €. Der erwartete Umsatz steigt auf 56.750 €, also um 12.000 €. Kein einziges Geschäft hat sich verändert, nur eine Einstellung.
Gerade große Geschäfte in frühen Phasen verzerren Prognosen besonders stark. Prüfen Sie deshalb die Wahrscheinlichkeit der frühen Phasen mit besonderer Sorgfalt.
Prognosezeiträume und Zielvorgaben festlegen
Prognosezeitraum und Zielvorgabe müssen zueinander passen, sonst lassen sich Prognose und Ergebnis nicht vergleichen. Der Prognosezeitraum ist der Abschnitt, für den Sie den erwarteten Umsatz zusammenfassen, etwa ein Monat oder ein Quartal. Die Zielvorgabe ist der Umsatz, der in genau diesem Abschnitt erreicht werden soll.
Den Zeitraum am Verkaufszyklus ausrichten
Wählen Sie den Zeitraum nach der typischen Dauer Ihrer Geschäfte. Bei kurzen Verkaufszyklen liefert eine Monatsbetrachtung schnell Rückmeldung. Bei langen Zyklen mit wenigen großen Geschäften schwankt ein Monatswert stark, und das Quartal ist aussagekräftiger.
Ziele dort setzen, wo Verantwortung liegt
Legen Sie Ziele auf der Ebene fest, auf der jemand die Zahl auch beeinflussen kann. Das ist meist die einzelne Vertriebsmitarbeiterin oder das einzelne Team. Ein Unternehmensziel ohne Aufteilung lässt offen, wer bei einer Abweichung handeln soll.
Halten Sie außerdem fest, welcher Wert gegen das Ziel gemessen wird. Üblich ist der Umsatz gewonnener Geschäfte im Zeitraum. Der erwartete Umsatz dient als Frühwarnung, ob das Ziel erreichbar ist.
Wenn Sie Zoho CRM gerade erst aufbauen, gehören Phasen, Felder und Rechte in einen gemeinsamen Arbeitsschritt. Die Checkliste zum Einrichten von Zoho CRM zeigt, in welcher Reihenfolge Sie Datenmodell, Rechte und Import angehen.
Hierarchie und Verantwortung: wer welche Prognosezahlen meldet und sieht
Eine Prognosehierarchie legt fest, wer welche Zahlen meldet, wer sie prüft und wer sie zusammenfasst. Ohne diese Festlegung entstehen in Vertriebsrunden mehrere Versionen derselben Prognose, und niemand weiß, welche gilt.
Klären Sie vor der Einrichtung drei Fragen:
- Wer ist für die Phase und den Wert jedes einzelnen Geschäfts verantwortlich?
- Wer prüft die Zahlen eines Teams, bevor sie in die Gesamtprognose eingehen?
- Wer darf welche Zahlen anderer Teams und Personen sehen?
Die Antworten bilden Ihre Organisation ab, nicht umgekehrt. Bilden Sie die Berichtswege im CRM so nach, wie Ihre Vertriebsleitung tatsächlich steuert. Eine Hierarchie, die nur auf dem Papier existiert, führt zu Berichten, die niemand nutzt.
Sichtbarkeit beeinflusst auch die Auswertung. Selbst bei externen Auswertungswerkzeugen hängen die verfügbaren Felder laut Adzviser vom jeweiligen Bericht und vom Kontozugriff ab. Wer eingeschränkte Rechte hat, sieht also möglicherweise eine andere Prognose als die Vertriebsleitung. Prüfen Sie deshalb jeden Prognosebericht einmal mit dem Konto einer Vertriebsmitarbeiterin und einmal mit dem Konto der Leitung, bevor Sie ihn freigeben.
Datenpflege mit Workflow-Regeln in Zoho CRM absichern
Workflow-Regeln in Zoho CRM halten die Datenbasis einer Umsatzprognose aktuell, weil sie fehlende Pflege sichtbar machen. Laut Zoho führt das CRM bestimmte Aktionen aus, wenn festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Dafür stehen Trigger, detaillierte Bedingungen sowie sofortige und geplante Aktionen zur Verfügung.
Gartner betont in seiner Bewertung von Werkzeugen zur Vertriebsautomatisierung, dass Verkäufer Werkzeuge benötigen, die alle Vertriebsinteraktionen genau und konsistent erfassen. Für Prognosen heißt das: Ein Geschäft, das seit Wochen niemand angefasst hat, verfälscht den erwarteten Umsatz genauso wie eine falsche Wahrscheinlichkeit.
Typische Regeln, die eine Prognose stützen:
- eine geplante Erinnerung an die verantwortliche Person, wenn ein Geschäft länger als üblich in einer Phase liegt,
- eine Aufgabe zur Prüfung, wenn sich der Wert eines Geschäfts in einer späten Phase stark ändert,
- eine Benachrichtigung an die Teamleitung, wenn ein großes Geschäft verloren geht.
Zoho bietet außerdem Workflow-Insight-Berichte, die zeigen, wie gut Ihre Workflows funktionieren. Bei Fehlern können Sie die Ursachen diagnostizieren und die betroffenen Datensätze aufrufen.
Übernehmen Sie Geschäfte aus einem Altsystem, prüfen Sie Phasen und Werte vor dem Import. Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt der Leitfaden zum Import von Daten in Zoho CRM mit Dublettenprüfung und Testimport.
Prognose mit dem abgeschlossenen Umsatz vergleichen
Der Vergleich zwischen Prognose und abgeschlossenem Umsatz ist der einzige Test, der zeigt, ob Ihre Phasenwahrscheinlichkeiten stimmen. Halten Sie dazu zu Beginn jedes Zeitraums den erwarteten Umsatz fest. Stellen Sie ihm am Ende den Umsatz der gewonnenen Geschäfte gegenüber.
Auswertung mit Zoho Analytics
Für diesen Vergleich eignet sich Zoho Analytics, das einen Konnektor für Zoho CRM anbietet. Laut Zoho lassen sich mit CRM-Daten Vertriebstrichter erstellen, Gewinn- und Verlustquoten ermitteln, Umsatzprognosen aufstellen und die Leistung des Vertriebsteams messen. Kontextbezogene Warnungen melden erreichte Ziele sowie Spitzen, saisonale Veränderungen und Anomalien. Berichte und Dashboards lassen sich automatisch per E-Mail an festgelegte Empfänger senden.
Abweichungen richtig deuten
Liegt der abgeschlossene Umsatz dauerhaft unter der Prognose, sind die Wahrscheinlichkeiten meist zu hoch. Liegt er darüber, unterschätzt Ihr Team frühe Phasen oder pflegt Geschäfte erst kurz vor dem Abschluss ein. Werten Sie Abweichungen nach Phase aus, nicht nur als Gesamtsumme.
Gebuchte Umsätze stehen in der Buchhaltung, nicht im CRM. Wenn Sie Rechnungen in Zoho Books führen, beschreibt der Beitrag zu Zoho CRM und Zoho Books gemeinsam einrichten und synchronisieren, wie beide Systeme zusammenspielen.
Checkliste: woran Umsatzprognosen in der Praxis scheitern
Die meisten fehlerhaften Umsatzprognosen in Zoho CRM lassen sich auf wenige Grundlagen zurückführen. Die folgende Tabelle zeigt für jede Grundlage, was Sie festlegen, woran sie typischerweise scheitert und wie Sie das erkennen.
| Grundlage | Was Sie festlegen | Typischer Fehler | Woran Sie ihn erkennen |
|---|---|---|---|
| Phasen | Überprüfbares Eintrittskriterium je Phase | Phasen ohne klare Definition | Gleiche Geschäfte stehen bei verschiedenen Personen in verschiedenen Phasen |
| Phasenwahrscheinlichkeit | Prozentwert aus der Abschlusshistorie | Startwerte nie überprüft | Prognose liegt dauerhaft über dem abgeschlossenen Umsatz |
| Prognosezeitraum | Monat oder Quartal passend zum Verkaufszyklus | Zeitraum zu kurz für lange Zyklen | Starke Schwankungen von Zeitraum zu Zeitraum |
| Zielvorgabe | Ziel je Person oder Team | Nur ein Gesamtziel ohne Aufteilung | Bei Abweichungen fühlt sich niemand zuständig |
| Hierarchie und Rechte | Wer meldet, prüft und sieht welche Zahlen | Rechte weichen von der tatsächlichen Steuerung ab | Leitung und Team sehen unterschiedliche Prognosen |
| Datenpflege | Workflow-Regeln für liegengebliebene Geschäfte | Veraltete Geschäfte bleiben offen | Viele Geschäfte ohne Aktivität in späten Phasen |
Gehen Sie die Tabelle einmal vollständig durch, bevor Sie den ersten Prognosebericht an die Geschäftsleitung senden. Wiederholen Sie die Prüfung, sobald sich Vertriebsprozess oder Teamstruktur ändern.
Was Umsatzprognosen in Zoho CRM für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bedeuten
Für Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind bei Umsatzprognosen in Zoho CRM vor allem zwei Punkte wichtig: der Datenschutz bei personenbezogenen Leistungszahlen und die klare Trennung von Prognose und Buchhaltung.
Leistungszahlen einzelner Personen
Ziele und Prognosen je Vertriebsmitarbeiter sind Leistungsdaten über identifizierbare Personen. Legen Sie deshalb fest, wer diese Zahlen sehen darf und wie lange sie gespeichert bleiben. Stimmen Sie die Auswertung einzelner Personen intern ab, bevor Sie Berichte automatisch verteilen. Der Leitfaden zur Umsetzung der DSGVO in Zoho CRM beschreibt, wie Sie Rechte und Aufbewahrung im CRM regeln.
Prognose und Jahresabschluss trennen
Der erwartete Umsatz ist keine gebuchte Größe. Für Steuerberater, Jahresabschluss und Liquiditätsplanung zählt der gebuchte Umsatz aus der Buchhaltung. Kennzeichnen Sie Prognosewerte in Berichten an Geschäftsleitung, Gesellschafter oder Bank deshalb eindeutig als gewichtete Schätzung. So verhindern Sie, dass eine optimistische Pipeline als Ergebnis missverstanden wird.
Gerade bei inhabergeführten Unternehmen dient die Prognose oft als Grundlage für Einstellungen oder Investitionen. Umso wichtiger ist der regelmäßige Abgleich mit dem tatsächlich abgeschlossenen Umsatz.
Nächste Schritte für verlässliche Umsatzprognosen in Zoho CRM
Verlässliche Umsatzprognosen in Zoho CRM erreichen Sie in einer festen Reihenfolge. Beginnen Sie mit den Grundlagen und nicht mit dem Bericht. Diese Schritte können Sie in den kommenden Wochen umsetzen:
- Beschreiben Sie für jede Vertriebsphase ein überprüfbares Eintrittskriterium.
- Leiten Sie die Phasenwahrscheinlichkeiten aus gewonnenen und verlorenen Geschäften ab und markieren Sie Startwerte als vorläufig.
- Legen Sie Prognosezeitraum und Ziele je Person oder Team fest.
- Klären Sie, wer Zahlen meldet, prüft und sieht, und bilden Sie das in den Rechten ab.
- Richten Sie Workflow-Regeln für Geschäfte ein, die zu lange in einer Phase liegen.
- Halten Sie zu Beginn jedes Zeitraums den erwarteten Umsatz fest und vergleichen Sie ihn am Ende mit dem abgeschlossenen Umsatz.
Nach zwei bis drei Zeiträumen sehen Sie, welche Phasen Ihr Team über- oder unterschätzt. Passen Sie dann die Prozentwerte an, nicht die Ziele.
Wenn Sie Phasen, Rechte und Auswertung gemeinsam mit einem Partner aufsetzen möchten, finden Sie auf der Seite zur Einführung von Zoho CRM im DACH-Raum den Ablauf und die Ansprechpartner.
