Zoho Lizenzen und Tarife erklärt: Editionen, Bündel und Zahlweise richtig wählen

Zoho Lizenzen und Tarife erklärt in drei Sätzen: Sie zahlen pro Nutzer und Monat, und der Preis hängt von der gewählten Edition ab. Jährliche Zahlung ist günstiger als monatliche. Zoho One lohnt sich erst, wenn Sie mehrere Apps im ganzen Unternehmen nutzen. Zoho CRM kostet laut einer Preisübersicht von chatarmin zwischen 0 € und 52 € pro Nutzer und Monat.

Eine Zoho-Lizenz ist das Recht einer Person, eine Zoho-App mit eigenem Konto zu nutzen. Eine Edition ist die Funktionsstufe einer App, etwa Standard, Professional oder Enterprise. Ein Bündel fasst mehrere Apps unter einem Vertrag zusammen. Bei Zoho sind das vor allem Zoho CRM Plus und Zoho One.

Bei der Lizenzplanung treffen Sie vier Entscheidungen:

• Einzel-App oder Bündel
• die passende Edition innerhalb der App
• jährliche oder monatliche Zahlung
• welche Zusatzmodule Sie zusätzlich brauchen

Die Euro-Preise in diesem Leitfaden stammen aus der genannten Übersicht und beziehen sich auf jährliche Zahlung. Zoho passt Preise an. Prüfen Sie deshalb vor jeder Bestellung die aktuelle Preisseite der jeweiligen App.

Zoho CRM gibt es in fünf Editionen, von Free bis Ultimate. Free ist bis drei Nutzer kostenlos. Professional ist laut chatarmin die meistverkaufte Edition. Die Editionen unterscheiden sich im Preis, in der Zahl der täglichen Massen-E-Mails und in den Funktionen.

Edition	Preis pro Nutzer und Monat (jährlich)	Massen-E-Mails pro Tag	Genannte Funktionen
Free	0 €, bis 3 Nutzer	keine Angabe	Einstieg zum Testen
Standard	14 €	250	unbegrenzte Pipelines, Automatisierung, E-Mail-Tracking
Professional	23 €	500	meistverkaufte Edition
Enterprise	40 €	1.000	Zia, Gebietsverwaltung, Sandbox, Portale, Deluge
Ultimate	52 €	2.000	höchste Stufe

Der größte Sprung liegt zwischen Professional und Enterprise. Erst Enterprise bringt die KI-Assistentin Zia und Deluge, Zohos eigene Skriptsprache für individuelle Funktionen. Dazu kommt die Sandbox, eine Testumgebung für Änderungen. Wenn Sie KI vor allem für Abläufe außerhalb des CRM planen, hilft die Übersicht zur KI-Automatisierung bei der Einordnung.

Das Limit für Massen-E-Mails betrifft nur Aussendungen direkt aus dem CRM. Regelmäßige Newsletter gehören meist in Zoho Campaigns als eigenes E-Mail-Marketing-Werkzeug. Für sehr kleine Vertriebsteams kann auch Zoho Bigin als schlankeres CRM für kleine Firmen reichen.

Zoho CRM Plus bündelt die kundenorientierten Apps, Zoho One deckt das ganze Unternehmen ab. Laut Zohos Hilfeseite zu CRM Plus enthält das Bündel Zoho CRM, SalesInbox, SalesIQ, Desk, Projects, Campaigns, Social, Survey und Analytics. Es kostet laut chatarmin rund 57 € pro Nutzer und Monat.

In CRM Plus erhalten Sie für jede App eine Standardzahl an Lizenzen und Funktionen. Brauchen Sie in einer App mehr Nutzer, kaufen Sie diese als Zusatzmodul über ein Upgrade dazu. Ein Zusatzmodul (Add-on) ist eine einzeln bezahlte Erweiterung eines bestehenden Abonnements.

Zoho One umfasst laut Zohos Startseite mehr als 45 integrierte Anwendungen. Darunter sind auch Buchhaltung und Personalverwaltung. Für die Lizenzierung gibt es zwei Modelle:

• All-Employee-Modell: rund 37 € pro Mitarbeiter und Monat, Lizenzpflicht für jeden Mitarbeiter im Unternehmen, nicht nur für die Nutzer.
• Flexible-Modell: rund 90 € pro Nutzer und Monat, dafür zahlen Sie nur für aktive Nutzer.

Das All-Employee-Modell wirkt im Preis pro Kopf günstig. Es rechnet sich aber nur, wenn ein großer Teil der Belegschaft tatsächlich mit Zoho arbeitet. Das Flexible-Modell lohnt sich rechnerisch nur, solange weniger als rund 41 Prozent der Belegschaft aktive Nutzer sind. Diese Schwelle ergibt sich aus 37 € geteilt durch 90 €.

Zoho One rechnet sich gegenüber einzelnen Apps erst, wenn Sie mehr als Vertrieb und Service damit abdecken. Ein Beispiel macht das sichtbar. Ein Großhändler hat 20 Mitarbeiter, davon 8 im Vertrieb und 3 im Kundenservice. Die übrigen 9 Mitarbeiter arbeiten in Lager und Verwaltung.

Variante	Lizenzen	Rechnung	Pro Monat
Zoho CRM Professional	8 Vertrieb	8 × 23 €	184 €
Zoho CRM Enterprise	8 Vertrieb	8 × 40 €	320 €
Zoho CRM Plus	11 Vertrieb und Service	11 × 57 €	627 €
Zoho One All-Employee	alle 20 Mitarbeiter	20 × 37 €	740 €
Zoho One Flexible	11 aktive Nutzer	11 × 90 €	990 €

Braucht das Unternehmen nur ein CRM, ist Zoho CRM allein deutlich günstiger. Kommt der Kundenservice dazu, ist CRM Plus die naheliegende Wahl, weil Zoho Desk enthalten ist. Rechnen Sie dafür den Listenpreis von Zoho Desk von Zohos Preisseite gegen.

Zoho One wird erst interessant, wenn auch Buchhaltung, Personal und Lager im System laufen sollen. Dann zahlen Sie 113 € mehr als für CRM Plus. Dafür erhalten alle 20 Mitarbeiter Zugang zu über 45 Apps. Im Flexible-Modell zahlt dieses Unternehmen mehr als im All-Employee-Modell, weil 11 von 20 Mitarbeitern über der Schwelle von rund 41 Prozent liegen.

Monatliche Zahlung kostet bei Zoho spürbar mehr als jährliche. Laut chatarmin liegt der Aufpreis nach Zohos eigener Preisseite bei rund 20 bis 30 Prozent. Zoho schreibt nach derselben Quelle keine Mindestlaufzeit vor.

Wie groß der Unterschied ausfällt, zeigt die Tarifübersicht von Zoho Webinar, die beide Zahlweisen nebeneinander nennt:

Tarif	Jährlich, pro Organisator und Monat	Monatlich, pro Organisator	Mehrpreis monatlich
Standard (25 Teilnehmer)	8 US$	9 US$	rund 13 %
Professional (25 Teilnehmer)	16 US$	19 US$	rund 19 %
Enterprise (500 Teilnehmer)	66 US$	79 US$	rund 20 %

Zu allen Preisen kommen lokale Steuern wie die Mehrwertsteuer hinzu. Bei Zoho Webinar wächst der Aufschlag mit dem Tarif. Je teurer die Edition, desto mehr spart also die Jahreszahlung in absoluten Beträgen.

Monatliche Zahlung ist sinnvoll, solange die Nutzerzahl noch schwankt. Das gilt etwa in einer Pilotphase mit einer Abteilung. Sobald feststeht, wer dauerhaft mit dem System arbeitet, sollten Sie auf jährliche Zahlung wechseln.

Zusatzmodule erhöhen die Gesamtkosten über den Listenpreis hinaus. Chatarmin nennt als Faustregel 15 bis 25 Prozent über Listenpreis für Speicher, E-Mail-Zusatzmodule und Einrichtung. Zusätzlicher Speicher in Zoho CRM kostet dort rund 4 € pro 5 GB im Monat.

Portalnutzer in Zoho CRM

Portalnutzer sind Kunden oder Partner, die über ein Portal auf ausgewählte CRM-Daten zugreifen. Zoho hat die Preise für Portallizenzen auf ein Staffelmodell umgestellt. Das gilt für die Editionen Enterprise und Ultimate und seit dem 21. August 2024 auch für Zoho One.

Bis zu 1.000 Portalnutzer laden Sie kostenlos ein, verteilt auf höchstens fünf Portalnutzertypen. Früher kostete eine Portallizenz 5 US$ pro Nutzer und Monat. Zohos Beispiel: 15.000 Lizenzen kosten im Staffelmodell 26.000 US$ statt 75.000 US$ im Monat.

Signaturen, Einwahlnummern und Support

Weitere Zusatzkosten nennen Zohos Tarifseiten ausdrücklich:

• Qualifizierte elektronische Signaturen über Swisscom verbrauchen in Zoho Contracts Guthaben aus dem Zusatzmodul Sign Credits.
• Gebührenfreie und Premium-Einwahlnummern kosten in Zoho Webinar 20 US$ pro Monat.
• Weitere 25 GB Speicher kosten in Zoho Webinar 3 US$ pro Monat.
• Premium-Support kostet in Zoho Webinar 20 Prozent der Lizenzgebühr.

Die meisten Fehlkäufe entstehen, weil Unternehmen Köpfe zählen statt Tätigkeiten. Zu viel kaufen Sie, wenn jede Person eine volle Lizenz erhält. Zu wenig kaufen Sie, wenn eine benötigte Funktion erst in einer höheren Edition steckt.

Zu viel gekauft

• Zoho One im All-Employee-Modell, obwohl nur Vertrieb und Service damit arbeiten.
• Volle Lizenzen für Personen, die nur lesen. Zoho Analytics kennt dafür Betrachter, die freigegebene Berichte ansehen, aber keine neuen erstellen.
• Volle Lizenzen in Zoho Contracts für Personen, die nur genehmigen. Dafür gibt es Lite-Benutzer.

Zu wenig gekauft

• Zoho CRM Professional, obwohl Zia, Deluge oder eine Sandbox gebraucht werden. Diese gibt es erst ab Enterprise.
• Zoho Contracts Standard, obwohl Verträge aus Zoho CRM angestoßen werden sollen. Die CRM-Integration gibt es erst ab Professional.
• Zoho Social unter Premium, obwohl Leads ins CRM oder Tickets in Zoho Desk fließen sollen. Beide Integrationen beginnen bei Premium.
• Zoho Analytics Basic mit 2 Benutzern und 0,5 Millionen Zeilen für ein wachsendes Team. Standard bietet 5 Benutzer und 1 Million Zeilen.

Bei Svennis erfassen wir vor jeder Lizenzbestellung, wer im Alltag Datensätze bearbeitet und wer nur Berichte liest oder Freigaben erteilt. Die zweite Gruppe braucht häufig keine volle Lizenz, die erste dagegen oft eine höhere Edition als geplant.

Die passende Zoho-Edition ergibt sich aus wenigen Fragen, die Sie vor der Bestellung beantworten. Die folgende Tabelle ordnet jeder Frage die Folge für Ihre Lizenzplanung zu.

Frage	Wenn ja	Wenn nein
Brauchen Sie nur ein CRM?	Zoho CRM als Einzel-App	CRM Plus oder Zoho One prüfen
Arbeiten Vertrieb und Kundenservice zusammen im System?	Zoho CRM Plus gegen Einzel-Apps rechnen	Einzel-Apps reichen meist
Sollen Buchhaltung oder Personal auch in Zoho laufen?	Zoho One gegenrechnen	bei Einzel-Apps oder CRM Plus bleiben
Arbeiten über rund 41 Prozent der Belegschaft aktiv mit Zoho?	All-Employee-Modell	Flexible-Modell rechnen
Brauchen Sie Zia, Deluge, Sandbox oder Portale?	Zoho CRM Enterprise oder höher	Standard oder Professional
Steht die Nutzerzahl für mindestens ein Jahr fest?	jährlich zahlen	vorerst monatlich zahlen

Ergänzen Sie die Tabelle um eine Liste aller Personen mit ihrer tatsächlichen Tätigkeit. Markieren Sie, wer bearbeitet, wer nur liest und wer nur freigibt. Mit dieser Liste vergleichen Sie Editionen und Bündel auf Basis echter Zahlen statt Schätzungen.

Für Unternehmen in Deutschland beeinflusst der Speicherort der Daten auch den Funktionsumfang einzelner Tarife. Zoho betreibt laut chatarmin EU-Rechenzentren in den Niederlanden. Bei Neukunden mit EU-Adresse landen die Daten standardmäßig dort.

Das EU-Rechenzentrum bringt Vorteile und Einschränkungen mit sich:

• Die Nutzung von Finanz-Apps innerhalb von Zoho CRM Plus steht laut Zoho zuerst Organisationen im EU-Rechenzentrum zur Verfügung.
• Qualifizierte elektronische Signaturen über Swisscom bietet Zoho Contracts nur in europäischen Rechenzentren an.
• Die ChatGPT-Integration in Zoho Contracts Premium ist für Nutzer in europäischen Rechenzentren nicht verfügbar.

Prüfen Sie deshalb jede Funktion, für die Sie eine höhere Edition kaufen wollen, auf ihre Verfügbarkeit im EU-Rechenzentrum. Sonst zahlen Sie für eine Funktion, die Ihr Konto nicht nutzen kann.

Zwei weitere Punkte betreffen deutsche Unternehmen besonders. Deutschsprachiger Premium-Support direkt von Zoho fehlt laut chatarmin oft, der Standardkanal ist Englisch. Wer Zoho One wegen der Buchhaltung erwägt, sollte außerdem die Übergabe von Zoho an DATEV und den Steuerberater einplanen. Sie gehört zur Einführung von Zoho Books mit DATEV-Anbindung und GoBD dazu.

Beginnen Sie mit der Nutzerliste, nicht mit der Preisseite. Erfassen Sie für jede Person die Apps, die sie braucht, und ihre Rolle als Bearbeiter, Leser oder Freigebender. Daraus ergibt sich, ob eine Einzel-App, Zoho CRM Plus oder Zoho One passt.

Gehen Sie danach in dieser Reihenfolge vor:

1. Rechnen Sie die drei Varianten wie im Rechenbeispiel mit Ihren eigenen Zahlen durch.
2. Prüfen Sie in den Tarifvergleichen, ab welcher Edition Ihre Pflichtfunktionen enthalten sind.
3. Testen Sie die Edition vor dem Kauf. Zoho Analytics bietet etwa eine 15-tägige Testversion ohne Kreditkarte.
4. Starten Sie mit monatlicher Zahlung, solange die Nutzerzahl schwankt.
5. Wechseln Sie auf jährliche Zahlung, sobald der Bedarf feststeht.

Planen Sie Zusatzmodule von Anfang an mit ein, etwa Speicher, Portalnutzer und Signaturguthaben. Die Faustregel von 15 bis 25 Prozent über Listenpreis ist ein guter Puffer für das erste Budget.

Wenn Ihr Ergebnis auf ein schlankes Vertriebssystem für ein kleines Team hinausläuft, lesen Sie als Nächstes die Seite zur Einführung von Zoho Bigin für kleine Firmen. Dort sehen Sie, ob ein kleineres Produkt Ihren Bedarf schon abdeckt.

• Zoho Preise: alle Editionen erklärt (chatarmin)
• Subscription Overview, Zoho CRM Plus Online Help
• We've revised the pricing model of CRM portal user licenses (Zoho)
• Zoho: Cloud-Software-Suite für Unternehmen
• Tarifvergleich Zoho Contracts
• Tarifvergleich Zoho Social
• Vergleich der Preispläne, Zoho Analytics
• Tarifvergleich Zoho Webinar