Genehmigungsprozesse in Zoho CRM für Rabatte und Verträge: so funktioniert die Freigabe
Genehmigungsprozesse in Zoho CRM für Rabatte und Verträge richten Sie über die eingebaute Funktion Genehmigungsprozess ein. Sie legen Regeln fest. Jeder Datensatz, der die Kriterien erfüllt, wird automatisch zur Freigabe eingereicht, gesperrt und an den zuständigen Genehmigenden geleitet. So geht kein Angebot mit zu hohem Rabatt unkontrolliert hinaus.
Ein Genehmigungsprozess ist in Zoho CRM eine Reihe von Regeln für ein Modul, die festlegen, welche Datensätze wer freigeben muss, bevor es weitergeht. Zoho beschreibt den Zweck so: Der Workflow-Genehmigungsprozess automatisiert den gesamten Freigabeablauf. Zohos eigenes Beispiel passt genau zu diesem Thema: Vertriebsmitarbeiter brauchen die Zustimmung ihrer Führungskraft, bevor sie Kunden Produktrabatte gewähren.
Dieser Leitfaden zeigt vier Dinge:
- wie Sie Rabattschwellen so festlegen, dass sie den tatsächlichen Rabatt erfassen,
- wie Sie Genehmigende über die Rollenhierarchie bestimmen und Vertretungen planen,
- wie Sie Vertragsfreigaben in einem eigenen Modul abbilden,
- wo diese Prozesse in der Praxis typischerweise scheitern.
Ein durchgehendes Beispiel mit drei Rabattstufen macht die Einrichtung nachvollziehbar.
Was der Genehmigungsprozess in Zoho CRM leistet und wer ihn einrichten darf
Der Genehmigungsprozess in Zoho CRM übernimmt vier Aufgaben: Er leitet Datensätze weiter, sperrt sie, benachrichtigt die Genehmigenden und führt eine Freigabehistorie. Das beschreibt Zoho in seinem Entwicklerbeitrag Kaizen 230 zu rabattbasierten Angebotsfreigaben. Die Sperre ist der eigentliche Schutz. Solange ein Angebot zur Freigabe liegt, kann es niemand nachträglich verändern.
Module und Berechtigungen
Genehmigungsprozesse funktionieren laut der Zoho-Hilfeseite zum Genehmigungsprozess in Standardmodulen und in benutzerdefinierten Modulen. Auch Teammodule lassen sich so konfigurieren. Einrichten dürfen Benutzer, deren Profil die Berechtigung „Manage Automation“ enthält. Für Teammodule können die jeweiligen Teammodul-Administratoren eigene Genehmigungsprozesse anlegen.
Der Reiter „Approval“ ist für alle Benutzer sichtbar. Dort sehen Genehmigende, was auf ihre Entscheidung wartet. Vertriebsmitarbeiter sehen dort den Stand ihrer eingereichten Datensätze.
Was der Genehmigungsprozess nicht kann
Der Genehmigungsprozess bewertet nur vorhandene Feldwerte. Er berechnet keine neuen Werte. Diese Grenze ist für Rabattfreigaben entscheidend, denn der eigentlich relevante Rabatt steht oft in keinem einzelnen Feld. Wie Sie das lösen, zeigt der nächste Abschnitt. Wenn Sie die Grundeinstellungen Ihres Systems noch prüfen, hilft vorab unsere Checkliste zum Einrichten von Zoho CRM mit Datenmodell und Rechten.
Rabattschwellen am tatsächlichen Rabatt festmachen, nicht am Rabattfeld
Eine Rabattschwelle in Zoho CRM muss sich auf den tatsächlichen Gesamtrabatt eines Angebots beziehen, nicht auf das Feld „Discount“. In Angeboten können Rabatte auf Positionsebene und auf Kopfebene stehen. Die Gesamtsumme bildet alle Abzüge zusammen ab. Eine Regel, die nur ein Teilfeld prüft, kann den wirksamen Rabatt deshalb falsch darstellen, wie Zoho in Kaizen 230 ausdrücklich warnt.
Zoho hält zudem fest: Es gibt im Angebotsmodul kein natives Feld, das den echten Rabattprozentsatz verlässlich enthält. Der echte Rabatt ergibt sich aus der Formel (Sub_Total - Grand_Total) / Sub_Total * 100. Sub_Total ist die Zwischensumme vor Abzügen, Grand_Total die Gesamtsumme danach.
Wie der Wert ins Feld kommt
Weil der Genehmigungsprozess nichts berechnet, braucht der echte Rabatt ein eigenes Feld. Zohos Lösung trennt dazu drei Ebenen:
- Entscheidungsebene: Eine CRM-Funktion berechnet den Rabatt, bestimmt die Genehmigungsstufe und schreibt beides in Steuerfelder.
- Auslöseebene: Eine Workflow-Regel führt die Funktion bei jedem Anlegen oder Bearbeiten eines Angebots aus und enthält selbst keine Geschäftslogik.
- Kontrollebene: Der Genehmigungsprozess prüft die Steuerfelder, reicht ein, sperrt, leitet weiter und führt die Historie.
Die Funktion schreiben Sie in Deluge, der Skriptsprache von Zoho. Wie Positionen, Preisbücher und Rabatte im Angebot zusammenspielen, beschreibt unser Beitrag zu Angeboten und Preisbüchern in Zoho CRM.
Beispiel: Angebotsfreigabe in drei Rabattstufen Schritt für Schritt
Das folgende Beispiel übernimmt die Stufen aus Zohos Kaizen 230 und führt sie bis zur fertigen Freigabe. Ein Vertriebsmitarbeiter legt ein Angebot an. Je nach echtem Rabatt geht es ohne Freigabe hinaus, zum Sales Manager oder zum Vertriebsleiter (im Original „VP Sales“).
| Echter Rabatt | Genehmigungsstufe | Wer entscheidet |
|---|---|---|
| unter 10 Prozent | automatische Freigabe | niemand, das Angebot bleibt frei |
| 10 bis 19,99 Prozent | Stufe 1 | Sales Manager |
| ab 20 Prozent | Stufe 2 | Vertriebsleitung (VP Sales) |
Einrichtung in vier Schritten
- Steuerfelder anlegen: Legen Sie im Modul Angebote zwei Felder an, etwa „Echter Rabatt %“ und „Genehmigungsstufe“.
- Funktion schreiben: Die Funktion berechnet den echten Rabatt nach der Formel aus
Sub_TotalundGrand_Total. Sie setzt die Stufe und füllt beide Felder. - Workflow-Regel anlegen: Modul Angebote, Auslöser „On Create or Edit“, Aktion „Execute Function“. So entspricht es der Konfiguration in Kaizen 230.
- Genehmigungsprozess anlegen: Kriterium ist das Feld „Genehmigungsstufe“. Für Stufe 1 und Stufe 2 bestimmen Sie den jeweiligen Genehmigenden.
Was dann passiert: Ein Angebot mit 15 Prozent Gesamtrabatt erhält Stufe 1. Zoho CRM reicht es ein, sperrt es, benachrichtigt den Sales Manager und protokolliert jeden Schritt. Erst nach der Freigabe ist das Angebot wieder bearbeitbar und versandbereit. Ein Angebot mit 8 Prozent erfüllt kein Kriterium und bleibt unberührt.
Genehmigende über die Rollenhierarchie bestimmen und Vertretungen planen
Genehmigende sollten Sie in Zoho CRM über die Berichtshierarchie bestimmen, nicht über fest eingetragene Benutzer. Die Berichtshierarchie ist die Rollenstruktur Ihres CRM, also wer wem unterstellt ist. Zoho beschreibt den Vorteil in Kaizen 230 so: Statt einzelne Personen fest zu hinterlegen, ermittelt das System die zuständige Führungskraft oder die zweite Vorgesetztenebene dynamisch aus der Rollenstruktur.
Der praktische Nutzen zeigt sich bei Personalwechseln. Wechselt ein Sales Manager, ändern Sie seine Rolle. Die Freigaben folgen dann automatisch der neuen Besetzung, ohne dass jemand die Regeln anfassen muss. Bei fest eingetragenen Namen landen Freigaben dagegen bei einer Person, die womöglich gar nicht mehr zuständig ist.
Vertretungen vorab festlegen
Ein gesperrter Datensatz wartet, bis jemand entscheidet. Deshalb gehört zu jeder Stufe eine geklärte Vertretung, bevor der Prozess live geht. Bei Svennis hinterlegen wir Genehmigende über die Rollenhierarchie und legen vor dem Start für jede Stufe schriftlich fest, wer bei Urlaub oder Krankheit entscheidet. Wo diese Festlegung fehlt, sehen wir bei Kunden gesperrte Angebote liegen, während der Kunde auf seine Unterlagen wartet.
Klären Sie außerdem, ob die Vertriebsleitung auch Stufe-1-Fälle freigeben darf. Diese Regel verhindert Stillstand, wenn der Sales Manager ausfällt. Halten Sie sie im selben Dokument fest wie die Schwellen.
Vertragsfreigaben in Zoho CRM in einem eigenen Modul abbilden
Vertragsfreigaben bilden Sie in Zoho CRM am besten in einem benutzerdefinierten Modul ab, etwa „Verträge“. Genehmigungsprozesse funktionieren laut Zoho in Standard- und benutzerdefinierten Modulen gleichermaßen. Ein Vertragsmodul bekommt damit dieselben Mechanismen wie das Angebot: Einreichung, Sperre, Benachrichtigung und Historie.
Für Verträge sind meist andere Kriterien relevant als ein Rabattprozentsatz. Typische Auslöser legen Sie als Felder an, die der Genehmigungsprozess prüfen kann:
- der Vertragswert über einer festgelegten Summe,
- eine Laufzeit über der Standardlaufzeit,
- eine Abweichung von den Standardbedingungen, als Kontrollkästchen erfasst,
- ein Vertragstyp, der immer der Geschäftsführung vorgelegt wird.
Auch hier gilt die Grenze aus dem Rabattfall: Der Genehmigungsprozess bewertet nur Werte, die bereits im Datensatz stehen. Muss ein Wert erst berechnet werden, etwa ein Jahreswert aus Monatsbetrag und Laufzeit, braucht es wieder eine Funktion mit Workflow-Regel davor.
Stufen für Verträge
Eine sinnvolle Aufteilung ist: Die Vertriebsleitung prüft kaufmännische Abweichungen, die Geschäftsführung unterschreibt große oder abweichende Verträge. Legen Sie die Stufen als getrennte Kriterien an. So bleibt in der Historie sichtbar, welche Ebene welchen Vertrag freigegeben hat.
Reihenfolge mehrerer Genehmigungsprozesse und Freigabehistorie am Datensatz
Hat ein Modul in Zoho CRM mehrere Genehmigungsprozesse, prüft das System jeden Datensatz in der Reihenfolge, in der die Prozesse aufgelistet sind. Standardmäßig ist diese Liste chronologisch sortiert, also nach dem Anlagedatum. Ein später angelegter, enger gefasster Prozess steht damit hinter einem älteren, breiteren.
Prüfen Sie die Reihenfolge deshalb nach jeder Änderung. Im Rabattbeispiel sollte der Prozess für die höchste Stufe so eingeordnet sein, dass ein Angebot mit 25 Prozent nicht schon von einer allgemeineren Regel für Stufe 1 erfasst wird. Noch robuster ist die Lösung aus dem Beispiel: Die Funktion schreibt genau eine Stufe ins Feld, und jeder Prozess prüft nur seinen eigenen Wert.
Die Freigabehistorie als Nachweis
Zoho CRM führt zu jedem Datensatz eine Freigabehistorie. Darin steht, wann ein Angebot oder Vertrag eingereicht wurde, wer entschieden hat und mit welchem Ergebnis. Diese Historie ist Ihr interner Nachweis, wenn später jemand fragt, wer einen hohen Rabatt freigegeben hat.
Damit die Historie aussagekräftig bleibt, sollten die Steuerfelder für alle sichtbar, aber nicht frei bearbeitbar sein. Sonst könnte jemand die Genehmigungsstufe von Hand ändern. Die Feldrechte steuern Sie über die Profile in Zoho CRM.
Wo Genehmigungsprozesse in Zoho CRM in der Praxis scheitern
Genehmigungsprozesse in Zoho CRM scheitern selten an der Technik, sondern an Annahmen, die niemand geprüft hat. Die folgende Tabelle fasst die häufigsten Ursachen zusammen, jeweils mit Folge und Gegenmaßnahme.
| Ursache | Folge | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Regel prüft nur das Feld „Discount“ | Rabatte auf Kopf- oder Positionsebene rutschen durch | echten Rabatt per Funktion in ein eigenes Feld schreiben |
| Genehmigende als feste Benutzer eingetragen | Freigaben landen bei nicht mehr Zuständigen | Berichtshierarchie als Grundlage nutzen |
| keine Vertretung festgelegt | Angebote bleiben gesperrt liegen | Vertretung je Stufe vor dem Start festlegen |
| Reihenfolge der Prozesse ungeprüft | falsche Stufe greift zuerst | Liste nach jeder Änderung prüfen |
| Steuerfelder frei bearbeitbar | Stufe lässt sich von Hand umgehen | Feldrechte im Profil einschränken |
Ein weiterer Stolperstein ist der Test. Testen Sie jede Stufe mit einem eigenen Angebot, auch die Grenzwerte: 9,99 Prozent, 10 Prozent, 19,99 Prozent und 20 Prozent. Genau an diesen Werten zeigt sich, ob die Funktion richtig rundet und die Kriterien sauber trennen.
Prüfen Sie außerdem die Berechtigung „Manage Automation“. Wer den Prozess pflegen soll, braucht sie im Profil. Fehlt sie, wartet jede Anpassung auf einen Administrator.
Was Genehmigungsprozesse in Zoho CRM für Unternehmen in Deutschland bedeuten
Für Unternehmen in Deutschland liefert die Freigabehistorie in Zoho CRM vor allem einen internen Nachweis darüber, wer welche Konditionen zugesagt hat. Das hilft der Geschäftsführung, Rabattzusagen nachzuvollziehen, ohne E-Mails durchsuchen zu müssen. Die Historie enthält dabei personenbezogene Daten der Mitarbeiter und oft auch der Ansprechpartner beim Kunden.
Daraus folgt eine Pflicht, die vor jeder Einrichtung erledigt sein sollte: Für den Einsatz von Zoho CRM ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich. Laut Einfach Abmahnsicher können Sie ihn im Kundenbereich unterzeichnen. Wie Sie weitere Datenschutzanforderungen im System umsetzen, beschreibt unser Leitfaden zur DSGVO in Zoho CRM.
Wenn Angebote in Zoho Books weiterlaufen
Viele Unternehmen im deutschsprachigen Raum erstellen Rechnungen in Zoho Books und verbinden es mit dem CRM. Zoho Books hat eigene Transaktionsgenehmigungen. Die Benachrichtigungen richten Sie dort unter Einstellungen, Genehmigungen (unter Organisation) ein. Bei mehrstufiger Genehmigung erhält zuerst der Genehmiger der Stufe 1 eine Nachricht, nach dessen Freigabe der Genehmiger der Stufe 2.
Diesen Ablauf in Zoho Books beschreibt die Zoho-Books-Hilfe zu Genehmiger-Benachrichtigungen. Stimmen Sie die Stufen in beiden Systemen ab, damit ein im CRM freigegebenes Angebot in Books nicht erneut hängen bleibt. Hinweise zur Verbindung gibt unser Beitrag Zoho CRM und Zoho Books zusammen einrichten.
Nächste Schritte für Ihre Rabatt- und Vertragsfreigaben in Zoho CRM
Beginnen Sie mit der Entscheidung, nicht mit der Konfiguration. Ein Genehmigungsprozess in Zoho CRM ist schnell angelegt. Die Schwellen und Zuständigkeiten dagegen muss die Geschäftsführung festlegen. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
- Legen Sie die Rabattstufen fest, gemessen am echten Gesamtrabatt.
- Benennen Sie je Stufe die zuständige Rolle und eine Vertretung.
- Definieren Sie die Kriterien für Vertragsfreigaben und das Modul, in dem Verträge liegen.
- Prüfen Sie Profile und die Berechtigung „Manage Automation“.
- Richten Sie Steuerfelder, Funktion, Workflow-Regel und Genehmigungsprozess in einer Testumgebung ein.
- Testen Sie die Grenzwerte jeder Stufe und die Reihenfolge der Prozesse.
- Schalten Sie den Prozess live und kontrollieren Sie in den ersten Wochen die Freigabehistorie.
Wenn Sie Zoho CRM noch einführen oder die Freigaben in ein größeres Vorhaben einbetten wollen, finden Sie auf unserer Seite zur Zoho-CRM-Implementierung den Ablauf eines Projekts. Dort können Sie auch Ihre Rabatt- und Vertragsregeln mit uns durchgehen.
